জেনে নিন যোগাযোগের আটটি অপরিহার্য উপাদান
মোঃ বরকত উল্লাহ
যোগাযোগ প্রক্রিয়াটি আরও ভালভাবে বুঝার জন্য, আমরা এটিকে আটটি অপরিহার্য উপাদানের একটি সিরিজে বিভক্ত করতে পারি। এই আটটি উপাদানের প্রতিটি যোগাযোগের সামগ্রিক প্রক্রিয়ায় একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ হিসাবে কাজ করে। আসুন এক এক করে সেগুলি অন্বেষণ করি।
১। উৎস (Source)
উৎস কল্পনা করে, তৈরি করে এবং বার্তা পাঠায়। একটি জনসভায় উৎস হল বক্তৃতা প্রদানকারী ব্যক্তি। তিনি দর্শকদের সাথে নতুন তথ্য উপস্থাপনের মাধ্যমে বার্তাটি শেয়ার করেন। বক্তা তার কণ্ঠস্বর, শারীরিক ভাষা এমনকি পোশাকের মাধ্যমেও পছন্দের বার্তা শেয়ার করেন। বক্তা প্রথমে বার্তাটি নির্ধারণ করে শুরু করেন—কী বলতে হবে এবং কীভাবে বলতে হবে। দ্বিতীয় ধাপে শুধুমাত্র সঠিক ক্রম বা নিখুঁত শব্দগুলি বেছে নেওয়ার মাধ্যমে বার্তাটির অর্থ বুঝাতে এনকোড করা হয়। তৃতীয় ধাপ হল তথ্য প্রাপক বা দর্শকদের কাছে উপস্থাপন করা বা পাঠানো। অবশেষে, শ্রোতাদের প্রতিক্রিয়া দেখার মাধ্যমে, উৎসটি বুঝতে পারে যে তারা কতটা ভালভাবে বার্তা পেয়েছে। তারা স্পষ্টীকরণ বা সমর্থনকারী তথ্যের মাথ্যমে প্রতিক্রিয়া জানায়।
২। বার্তা (Message)
“বার্তা হল উদ্দীপক বা অর্থ যা উৎস দ্বারা উদ্ভূত হয় রিসিভার বা শ্রোতাদের জন্য।” (McLean, 2005) যখন আপনি একটি বক্তৃতা দিতে বা একটি প্রতিবেদন লেখার পরিকল্পনা করেন, তখন আপনার বার্তাটি শুধুমাত্র আপনার চয়ন করা শব্দ বলে মনে হতে পারে যা আপনার কাংখিত অর্থ প্রকাশ করবে। কিন্তু সেটা তো শুরু মাত্র। শব্দগুলি ব্যাকরণ এবং কাঠামোগতভাবে একত্রিত করা হয়। সবশেষে উপস্থাপনের জন্য আপনি আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট সংরক্ষণ করতে পারেন। একটি বক্তৃতায় বার্তাটি আপনি উপস্থাপন করেন আপনার কণ্ঠস্বর, আপনার দেহের ভাষা এবং আপনার চেহারার মাধ্যমে এবং একটি প্রতিবেদনে উপস্থাপন করেন আপনার লেখার শৈলী, বিরাম চিহ্ন, শিরোনাম, শব্দ চয়ন এবং শব্দ বিন্যাসের মাধ্যমে। উপরন্তু, বার্তাটি প্রভাবিত করতে পারে পারিপাশ্বিক পরিবেশ বা প্রেক্ষাপট যেখানে আপনি এটি উপস্থাপন করবেন। গোলমাল বা শব্দদূষনে আপনার বার্তা স্পষ্টভাবে শুনতে বা বুঝতে কঠিন হতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ, কল্পনা করুন যে আপনি বিক্রয় প্রতিনিধিদের একটি বড় শ্রোতামন্ডলীকে সম্বোধন করছেন এবং আপনি জানেন যে আজ রাতে একটি ওয়ার্ল্ড সিরিজ গেম রয়েছে। আপনার শ্রোতাদের স্থির হতে খুব কষ্ট হতে পারে, কিন্তু আপনি “আমি বুঝতে পারছি আজ রাতে একটি গুরুত্বপূর্ণ খেলা আছে” বলে শুরু করতে পারেন৷ এইভাবে, আপনার বেশিরভাগ শ্রোতাদের মনোযোগ আকর্ষন করে কাংখিত বার্তা ফোকাস করতে পারেন।
৩। চ্যানেল (Channel)
“চ্যানেল হল সেই উপায় যেখানে একটি বার্তা বা বার্তাসমূহ উৎস এবং রিসিভারের মধ্যে ভ্রমণ করে।” (McLean, 2005) উদাহরণস্বরূপ, আপনার টেলিভিশনের কথা ভাবুন। আপনার টেলিভিশনে কয়টি চ্যানেল আছে? প্রতিটি চ্যানেল কিছু জায়গা নেয়, এমনকি একটি ডিজিটাল জগতে, তার বা সংকেতের মাধ্যমে প্রতিটি চ্যানেলের বার্তা আপনার বাড়িতে নিয়ে আসে। টেলিভিশন আপনার দেখা একটি ভিজ্যুয়াল সিগন্যালের সাথে আপনার শোনা একটি অডিও সংকেতকে একত্রিত করে। একসাথে তারা রিসিভার বা দর্শকদের কাছে বার্তা পৌঁছে দেয়। চ্যানেল চালু রেখে আপনার টেলিভিশনের ভলিউম বন্ধ করুন। আপনি কি এখনও বুঝতে পারেন কি ঘটছে? অনেক সময় আপনি পারেন, কারণ বডি ল্যাঙ্গুয়েজ শো-এর বার্তার অংশবিশেষ জানিয়ে দেয়। এখন ভলিউম বাড়ান এবং টেলিভিশনের পর্দা ঘুরিয়ে দিন যাতে আপনি দেখতে না পারেন। আপনি এখনও সংলাপ শুনতে পারবেন এবং গল্পের ধারা অনুসরণ করতে পারেন।
একইভাবে, আপনি যখন কথা বলেন বা লেখেন, আপনি আপনার বার্তা জানাতে একটি চ্যানেল ব্যবহার করছেন। কথ্য চ্যানেলগুলির মধ্যে রয়েছে মুখোমুখি কথোপকথন, বক্তৃতা, টেলিফোন কথোপকথন এবং ভয়েস মেল বার্তা, রেডিও, পাবলিক অ্যাড্রেস সিস্টেম এবং ভয়েস ওভার ইন্টারনেট প্রোটোকল (VoIP)। লিখিত চ্যানেলগুলির মধ্যে রয়েছে চিঠি, স্মারকলিপি, ক্রয় আদেশ, চালান, সংবাদপত্র এবং ম্যাগাজিনের নিবন্ধ, ব্লগ, ই-মেইল, পাঠ্য বার্তা, টুইট ইত্যাদি।
৪। রিসিভার (Receiver)
“প্রাপক উৎস থেকে বার্তাটি গ্রহণ করে, উৎসের ইচ্ছাকৃত এবং অনিচ্ছাকৃত উভয় উপায়ে বার্তাটিকে বিশ্লেষণ এবং ব্যাখ্যা করে।” (McLean, 2005) এই উপাদানটি আরও ভালভাবে বুঝার জন্য, একটি ফুটবল দলের একজন রিসিভারের কথা ভাবুন। কোয়ার্টারব্যাক একটি রিসিভারের কাছে ফুটবল (বার্তা) ছুড়ে দেয়, যাকে অবশ্যই বল কোথায় ধরতে হবে তা দেখতে হবে এবং ব্যাখ্যা করতে হবে। কোয়ার্টারব্যাক রিসিভারের জন্য তার বার্তা “ক্যাচ” করার জন্য একটি উপায় মনস্থ করতে পারে, কিন্তু রিসিভার জিনিসগুলি ভিন্নভাবে দেখতে পারে এবং ফুটবল (অভীষ্ট অর্থ) সম্পূর্ণভাবে মিস করতে পারে।
একজন রিসিভার হিসাবে আপনি একটি বার্তা শুনেন, দেখেন, স্পর্শ করেন, গন্ধ পান এবং/অথবা স্বাদ পান। আপনার শ্রোতারা আপনাকে সাবধানে পরীক্ষা করবে এবং আপনি এটি সম্পর্কে, তাকে বা তার সম্পর্কে কী ভাবছেন তা স্থির করবে। যেমন আপনি স্টেজে উঠার বা আপনার মুখ খোলার অনেক আগে সেগুলি পরীক্ষা করে দেখতে পারেন। আপনার শ্রোতাদের অমৌখিক প্রতিক্রিয়াগুলি কীভাবে শুরুতে সামঞ্জস্য করতে হয় তার ইঙ্গিত হিসাবে কাজ করতে পারে। তাদের জায়গায় নিজেকে কল্পনা করে, আপনি অনুমান করেন যে আপনি যদি তাদের জায়গায় থাকতেন তবে আপনি কী খুঁজতেন। ঠিক যেমন একটি কোয়ার্টারব্যাক পরিকল্পনা করে যে বলটি সঠিকভাবে রাখার জন্য রিসিভার কোথায় থাকবে, আপনিও ব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রসঙ্গে উৎস এবং রিসিভারের মধ্যে মিথস্ক্রিয়া (Interaction) প্রত্যক্ষ করতে পারেন। কেন এবং কীভাবে যোগাযোগ সর্বদা পরিবর্তিত হয় তা চিত্রিত করে এই সব একই সময়ে ঘটে।
৫। প্রতিক্রিয়া (Feedback)
আপনি যখন উৎসে সাড়া দেন, ইচ্ছাকৃতভাবে বা অনিচ্ছাকৃতভাবে, আপনি প্রতিক্রিয়া দিচ্ছেন। রিসিভার উৎসে ফেরত পাঠায় এমন বার্তা নিয়ে প্রতিক্রিয়া গঠিত। মৌখিক বা অমৌখিক, এই সমস্ত প্রতিক্রিয়া সংকেত উৎসকে দেখতে দেয় যে কতটা ভাল, কতটা সঠিকভাবে (বা কতটা খারাপ এবং ভুলভাবে) বার্তাটি গৃহীত হয়েছিল। প্রতিক্রিয়া প্রাপক বা শ্রোতাদের স্পষ্টীকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করার, সম্মত বা অসম্মতি জানাতে বা উৎসটি বার্তাটিকে আরও আকর্ষণীয় করে তুলতে পারে তা নির্দেশ করার একটি সুযোগও প্রদান করে। প্রতিক্রিয়ার পরিমাণ বাড়ার সাথে সাথে যোগাযোগের নির্ভুলতাও বৃদ্ধি পায় (Leavitt & Mueller, 1951)।
উদাহরণ স্বরূপ, ধরুন আপনি একজন বিক্রয় ব্যবস্থাপক যিনি চারজন বিক্রয় প্রতিনিধি সহ একটি কনফারেন্স কলে অংশগ্রহণ করছেন। উৎস হিসাবে, আপনি প্রতিনিধিদের বলতে চান যে বেসবল-সম্পর্কিত স্পোর্টস গিয়ারের বিক্রয় বন্ধ করার জন্য এটি বিশ্ব সিরিজের মওসুমের সুবিধা নিতে। আপনি আপনার বার্তায় জানান, কিন্তু আপনি আপনার শ্রোতাদের কাছ থেকে কোন উত্তর শুনতে পান না। আপনি অনুমান করতে পারেন যে এর অর্থ তারা আপনার সাথে বুঝতে পেরেছে এবং সম্মত হয়েছে, কিন্তু মাসের পরে আপনি খুব কম বিক্রি হয়েছে তা দেখে হতাশ হতে পারেন। আপনি যদি প্রতিক্রিয়ার অনুরোধের সাথে আপনার বার্তাটি অনুসরণ করেন (“এটি কি অর্থপূর্ণ? আপনার কারোর কি কোন প্রশ্ন আছে?”) আপনার কাছে আপনার বার্তাটি স্পষ্ট করার এবং বিক্রয় প্রতিনিধিদের কেউ আপনার বিশ্বাস করেছে কিনা তা খুঁজে বের করার সুযোগ থাকতে পারে।
৬। পরিবেশ (Environment)
“পরিবেশ হল পারিপার্শ্বিক, শারীরিক এবং মানসিক অবস্থা, যেখানে আপনি বার্তা পাঠান এবং গ্রহণ করেন।” (McLean, 2005) পরিবেশের মধ্যে টেবিল, চেয়ার, আলো এবং সাউন্ড ইকুইপমেন্ট অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে যা রুমে আছে। রুম নিজেই পরিবেশের একটি উদাহরণ। পরিবেশে আনুষ্ঠানিক পোশাকের মতো বিষয়গুলিও অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে, যা নির্দেশ করতে পারে যে আলোচনা খোলা এবং যত্নশীল বা আরও পেশাদার এবং আনুষ্ঠানিক কিনা। লোকেরা যখন শারীরিকভাবে একে অপরের কাছাকাছি থাকে তখন তাদের ঘনিষ্ঠ কথোপকথনের সম্ভাবনা বেশি হতে পারে এবং যখন তারা কেবল রুম থেকে একে অপরকে দেখতে পায় তখন কম সম্ভাবনা থাকে। সেই ক্ষেত্রে, তারা একে অপরকে টেক্সট করতে পারে, এটি নিজেই যোগাযোগের একটি অন্তরঙ্গ রূপ। পাঠ্যের পছন্দ পরিবেশ দ্বারা প্রভাবিত হয়। একজন বক্তা হিসেবে, আপনার পরিবেশ প্রভাবিত করবে এবং আপনার বক্তৃতায় ভূমিকা পালন করবে। প্রকৃত উপস্থাপনার দিনের আগে আপনি কোথায় কথা বলবেন তা পরীক্ষা করে দেখতে যাওয়া সর্বদা একটি ভাল ধারণা।
৭। প্রসঙ্গ (Context)
“যোগাযোগ ইন্টারঅ্যাকশনের প্রসঙ্গে জড়িত ব্যক্তিদের সেটিং, দৃশ্য এবং প্রত্যাশা জড়িত।” (McLean, 2005) একটি পেশাদার যোগাযোগের প্রেক্ষাপটে ব্যবসায়িক স্যুট (পরিবেশগত সংকেত) জড়িত থাকতে পারে যা অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে ভাষা এবং আচরণের প্রত্যাশাকে প্রত্যক্ষ বা পরোক্ষভাবে প্রভাবিত করে।
একটি উপস্থাপনা বা আলোচনা একটি বিচ্ছিন্ন ঘটনা হিসাবে সঞ্চালিত হয় না। ধরুন, আপনি ক্লাসে এসেছেন। আপনার পাশে বসা ব্যক্তিটিও তাই করেছিল, যেমনটি প্রশিক্ষক করেছিলেন। পরিবেশটি যে মাত্রায় আনুষ্ঠানিক বা অনানুষ্ঠানিক তা নির্ভর করে অংশগ্রহণকারীদের যোগাযোগের জন্য প্রাসঙ্গিক প্রত্যাশার উপর। আপনার পাশে বসা ব্যক্তিটির কাজটি প্রশিক্ষকের সাথে অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগের দৃষ্টান্ত হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে। আপনি প্রশিক্ষকের সাথে আনুষ্ঠানিক মিথস্ক্রিয়াতেও অভ্যস্ত হতে পারেন এবং আপনার সহপাঠীর প্রশ্নটি খুঁজে পেতে পারেন “স্যার, আমাদের কি আজকে হোমওয়ার্ক আছে?”। প্রশিক্ষকের কাছ থেকে অমৌখিক প্রতিক্রিয়া অবশ্যই আপনাকে একটি সংকেত দেবে যে তারা কীভাবে মিথস্ক্রিয়াটি উপলব্ধি করে, উভয় শব্দ চয়ন এবং কীভাবে বলা হয়েছিল।
প্রসঙ্গ হল মানুষ একে অপরের কাছ থেকে কী প্রত্যাশা করে এবং আমরা প্রায়শই পরিবেশগত সংকেত থেকে সেই প্রত্যাশাগুলি তৈরি করি। একটি ব্যবসায়িক সভায়, কে প্রথম কথা বলেন? এটি সম্ভবত সভার বাইরে প্রতিটি ব্যক্তির অবস্থান এবং ভূমিকার সাথে কিছু সম্পর্ক রয়েছে। প্রসঙ্গ যোগাযোগের ক্ষেত্রে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে, বিশেষ করে সংস্কৃতি জুড়ে।
৮। হস্তক্ষেপ (Interference)
হস্তক্ষেপ, যাকে বাধাও বলা যায়, যে কোনো উৎস থেকে আসতে পারে। “হস্তক্ষেপ হল এমন কিছু যা বার্তাটির উৎসের উদ্দেশ্যমূলক অর্থকে অবরুদ্ধ করে বা পরিবর্তন করে।”(McLean, 2005) উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি গাড়ি চালনা করে কর্মক্ষেত্রে বা স্কুলে যান, তাহলে সম্ভবত আপনি বাধা দ্বারা বেষ্টিত ছিলেন। গাড়ির হর্ন, বিলবোর্ড বা সম্ভবত আপনার গাড়ির রেডিও আপনার চিন্তাভাবনা, বা একজন যাত্রীর সাথে আপনার কথোপকথনে বাধা দিয়েছে।
হস্তক্ষেপ অন্যান্য উৎস থেকেও আসতে পারে। সম্ভবত আপনি ক্ষুধার্ত, এবং আপনার বর্তমান পরিস্থিতির প্রতি আপনার মনোযোগ আপনার শোনার ক্ষমতাতে হস্তক্ষেপ করে। হয়তো অফিসে গরম, আপনি একটি কার্যনির্বাহী বক্তৃতা শুনছেন, তাহলে এটি কীভাবে আপনার শোনার এবং অংশগ্রহণ করার ক্ষমতাকে প্রভাবিত করতে পারে?
সোর্স এবং রিসিভারের মধ্যে চ্যানেল দ্বারা বাহিত বার্তার স্বাভাবিক এনকোডিং এবং ডিকোডিংয়ে গোলমাল হস্তক্ষেপ করে। সমস্ত শব্দ খারাপ নয়, তবে শব্দ যোগাযোগ প্রক্রিয়াতে হস্তক্ষেপ করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার সেল ফোনের রিংটোন আপনার জন্য একটি স্বাগত আওয়াজ হতে পারে, তবে এটি ক্লাসে যোগাযোগ প্রক্রিয়াকে ব্যাহত করতে পারে এবং আপনার সহপাঠীদের বিরক্ত করতে পারে।
লেখকঃ মোঃ বরকত উল্লাহ, কমিউনিকেশন কনসালট্যান্ট,সাবেক ফ্যাকাল্টি, বিজনেস কমিউনিকেশন,ইনস্টিটিউট অব পারসোনেল ম্যানেজমেন্ট, বাংলাদেশ