Creative Services Limited

Menu
22Sep, 2024
Process for Fundraising Audit for an NGO

Process for Fundraising Audit for an NGO

Md. Humayun Kabir

A fundraising audit is a systematic evaluation of an NGO’s fundraising practices to assess their effectiveness, compliance, and efficiency. It aims to identify strengths, gaps, and opportunities to enhance resource mobilization efforts. Below is a step-by-step overview of the process:

1. Planning and Preparation: This phase involves defining the audit’s objectives—such as evaluating fundraising performance, ensuring regulatory compliance, and identifying strategic gaps. An audit team is assembled, comprising internal staff and, if necessary, external experts to ensure objectivity. The scope is determined, covering key areas like donor engagement, fundraising campaigns, financial performance, and governance. Methodologies, tools, timelines, and ethical standards are clearly outlined. Early engagement with key stakeholders—including board members and fundraising teams—ensures transparency and alignment with the NGO’s mission.

2. Pre-Audit Preparation: The audit team collects relevant background information, including fundraising policies, financial statements, campaign reports, and legal documents related to charitable donations and tax regulations. Major fundraising activities—such as events, appeals, and digital campaigns—are identified. Customized audit tools and checklists are prepared. This stage also ensures that technical systems are ready and that confidentiality and neutrality are maintained throughout the process.

3. Data Collection: Data is collected from internal records such as donor databases, campaign summaries, budgets, and expenditure reports. Interviews with staff, management, and donors provide qualitative insights into fundraising effectiveness and donor satisfaction. Surveys may also be deployed for broader stakeholder feedback. Data confidentiality and rigorous documentation are upheld throughout.

4. Data Analysis: Collected data is analyzed to assess cost-effectiveness, ROI, and donor retention. Metrics like cost-per-dollar-raised, average donation size, and donor attrition are evaluated. Digital campaign performance, such as email engagement and online giving trends, is also reviewed. Benchmarking against sector standards or peer organizations helps contextualize performance and highlights areas needing improvement.

5. Reporting: Findings are compiled into a detailed audit report. This includes an executive summary, analysis of fundraising practices, financial health, and stakeholder engagement. The report identifies key strengths and areas for improvement, with practical recommendations for enhancing efficiency, accountability, and strategic outcomes. Clear, actionable insights ensure that the findings are accessible to all stakeholders.

6. Feedback and Action Planning: Following the report, a feedback session is conducted with leadership, staff, and other stakeholders to review findings and agree on priorities. A realistic and time-bound action plan is developed, assigning responsibilities and identifying necessary resources. Stakeholder involvement ensures ownership of the outcomes and increases the likelihood of successful implementation.

7. Follow-Up and Monitoring: An effective audit concludes with mechanisms for monitoring progress. KPIs are established to track improvements in fundraising performance. Regular reviews help ensure that recommendations are being implemented effectively and allow for adjustments when needed. This phase reinforces accountability and drives continuous improvement.

8. Documentation and Sharing: Comprehensive documentation of the audit process, tools, findings, and outcomes supports institutional learning and future audits. Sharing results with donors, partners, and the public enhances transparency and builds credibility. Demonstrating a commitment to improving fundraising practices fosters trust and may lead to increased donor engagement and support.

Conclusion: A well-structured fundraising audit enables NGOs to critically assess and strengthen their fundraising systems. By following this process, organizations can enhance compliance, improve performance, and build a sustainable fundraising strategy that aligns with their mission and values.

The article was written by Md. Humayun Kabir, an Independent Consultant, and Director, Creative Services Limited. Email: humayun@cslbd71.com

22Sep, 2024
Process for Developing a Standard Operating Procedure (SOP) for an NGO

Process for Developing a Standard Operating Procedure (SOP) for an NGO

Md. Humayun Kabir

Developing a Standard Operating Procedure (SOP) is a critical process for NGOs aiming to streamline operations, ensure compliance, and deliver services consistently and effectively. The following outlines a structured approach to SOP development, particularly tailored to the context of NGOs in Bangladesh:

1. Planning and Preparation: The process begins with clearly defining the purpose and objectives of the SOP. A cross-functional team is formed to lead the development process, drawing on expertise from various departments. Existing policies, procedures, and documentation are reviewed to identify areas requiring standardization. A detailed work plan is prepared, including timelines, responsibilities, and communication strategies. Stakeholder engagement is prioritized from the outset to build ownership and ensure the SOP aligns with organizational goals. Risk mitigation strategies and a consistent documentation system are also established.

2. Process Mapping and Analysis: This stage involves mapping existing processes to understand current workflows and identify inefficiencies or gaps. Key processes are analyzed for effectiveness, and procedural improvements are explored. Process maps or flowcharts are created to visualize each step clearly. These maps serve as the foundation for the SOP, ensuring it reflects actual practices while incorporating opportunities for optimization. Feedback loops and mechanisms for continuous improvement are built into the process to support long-term relevance and adaptability.

3. Drafting the SOP: With a clear understanding of processes, the SOP is drafted using a standardized template. Key sections typically include:

• Title and version
• Purpose and scope
• Definitions and terminology
• Roles and responsibilities
• Step-by-step procedures
• References and appendices

The language used is clear, concise, and free of jargon. Visual aids such as diagrams or checklists may be included to enhance comprehension. Consistency with other organizational SOPs is ensured, and the draft is reviewed for clarity and accuracy before submission for approval.

4. Review and Validation: The draft SOP undergoes a thorough internal review. Feedback is solicited from relevant staff and stakeholders to validate the accuracy and practicality of the procedures. A designated review committee or senior management evaluates the document to ensure it aligns with legal, regulatory, and organizational standards. Revisions are made as necessary before final approval.

5. Approval and Implementation: Once validated, the SOP is formally approved by authorized personnel. An implementation plan is developed, including training for staff to ensure clear understanding and consistent application. Communication materials are shared, and the SOP is integrated into daily operations. Monitoring mechanisms are established to ensure adherence and to gather feedback on implementation challenges.

6. Monitoring and Review: To maintain effectiveness, the SOP is subject to continuous monitoring and scheduled reviews. Performance indicators and internal audits are used to track compliance and measure impact. Staff feedback is actively sought to identify practical challenges or areas for refinement. The SOP is revised as needed to reflect organizational or contextual changes.

7. Archiving and Accessibility: The approved SOP is archived in a centralized, secure system with proper version control to maintain document integrity. Easy access is provided to authorized users, and previous versions are retained for reference and compliance. Clear labeling and indexing support quick navigation, promoting daily use and organizational learning.

8. Continuous Improvement: The SOP is viewed as a living document, regularly updated based on feedback, audits, and operational assessments. A structured review process supports innovation and responsiveness to emerging needs. This commitment to continuous improvement ensures the SOP remains relevant, efficient, and aligned with the NGO’s evolving goals.

By following this structured process, NGOs can develop effective SOPs that enhance organizational performance, improve transparency, and ensure consistent service delivery.

The article was written by Md. Humayun Kabir, an Independent Consultant, and Director, Creative Services Limited. Email: humayun@cslbd71.com

24Aug, 2024
Process for Organization Capacity Assessment (OCA) of an NGO

Process for Organization Capacity Assessment (OCA) of an NGO in Bangladesh

Md. Humayun Kabir

The Organization Capacity Assessment (OCA) is a structured, participatory process designed to evaluate and enhance an NGO’s operational effectiveness, governance, and overall performance. The primary objective is to identify strengths, weaknesses, and capacity gaps to support long-term sustainability and impactful service delivery. The following outlines a step-by-step process for conducting an OCA:

1. Planning and Preparation: The assessment begins with setting clear objectives—such as evaluating organizational effectiveness, identifying improvement areas, and aligning with strategic goals. A cross-functional team is formed, including leadership and staff, to ensure diverse input. Key stakeholders are engaged early to build ownership and secure buy-in. A detailed work plan is developed, including assessment scope, timelines, roles, communication strategies, and resource requirements. A data management plan is also established to ensure secure and organized handling of all collected information.

2. Development of Assessment Tools: Effective tools are created to collect both qualitative and quantitative data. These typically include:

• Structured questionnaires
• Interview guides for key informants
• Focus group discussion (FGD) checklists
• Observation tools
• Document review templates

The tools are designed to assess core functional areas such as governance, leadership, strategic planning, financial management, human resources, and program implementation. Pilot testing is conducted to refine tools and ensure consistency, relevance, and reliability.

3. Data Collection: Data is gathered using a mixed-methods approach—surveys, interviews, FGDs, site observations, and review of organizational documents. This triangulated approach ensures a comprehensive understanding of the NGO’s capacity. Validation and quality assurance measures, including cross-checks and data consistency reviews, are used to ensure accuracy throughout the data collection process.

4. Data Analysis: Collected data is systematically analyzed. Quantitative data is processed using descriptive statistics, while qualitative data is analyzed thematically. The results are synthesized into a SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) analysis, providing a clear snapshot of the organization’s capacity landscape. This analysis forms the foundation for prioritizing capacity-building areas and developing actionable recommendations.

5. Reporting: Findings are compiled into a comprehensive OCA report. The report typically includes:

• Executive summary
• Overview of methodology
• Key findings by assessment area
• SWOT analysis
• Prioritized recommendations

Charts and visuals are incorporated to enhance understanding. The report is shared with internal leadership, staff, and external stakeholders such as donors and partners to ensure transparency and foster shared understanding of improvement needs.

6. Feedback and Action Planning: A debriefing session is conducted with stakeholders to review findings, validate conclusions, and jointly refine recommendations. An action plan is developed, outlining capacity-building priorities, responsible parties, timelines, and required resources. Monitoring and evaluation mechanisms are also integrated into the plan to track implementation progress and results. This collaborative planning approach ensures alignment and ownership across all levels of the organization.

7. Follow-Up and Support: Implementation of the action plan is closely monitored through periodic reviews and progress tracking. Ongoing technical assistance, coaching, and training are provided as needed to strengthen capacity in key areas. Feedback mechanisms help adjust strategies and ensure that efforts remain responsive and effective.

8. Documentation and Knowledge Sharing: The entire OCA process is documented to capture learning, promote institutional memory, and support accountability. Lessons learned are shared internally to inform future capacity-building efforts and externally with partners and donors to enhance collaboration and visibility. Proper documentation also lays the groundwork for future assessments and organizational benchmarking.

This structured OCA approach enables NGOs in Bangladesh to systematically assess their capabilities, make informed improvements, and build resilient, mission-driven organizations that deliver meaningful impact.

The article was written by Md. Humayun Kabir, an Independent Consultant, and Director, Creative Services Limited. Email: humayun@cslbd71.com

22Aug, 2024
Process for Strategic Plan Development for an NGO

Process for Strategic Plan Development for an NGO

Md. Humayun Kabir

Developing a strategic plan is essential for any NGO aiming to align its operations with its mission and adapt to the dynamic development landscape. A well-structured strategic planning process enables organizations to define priorities, allocate resources effectively, and ensure long-term impact and sustainability. Below is a step-by-step overview of the strategic planning process tailored to NGOs in Bangladesh:

1. Preparation and Planning: The process begins by forming a diverse strategic planning committee that includes board members, senior staff, and relevant stakeholders. Clear roles and responsibilities are defined, and potential conflicts of interest are addressed. SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) objectives are set to align with the organization’s mission. A planning roadmap is developed, including milestones, timelines, and resource requirements.

2. Stakeholder Engagement: Stakeholder input is critical to creating an inclusive and realistic strategic plan. Through stakeholder mapping and a communication strategy, key stakeholders such as staff, beneficiaries, partners, and donors are identified. Feedback is collected through surveys, interviews, and focus group discussions to inform priorities and ensure alignment with the needs of those served.

3. Situational Analysis: A comprehensive situational analysis is conducted to assess internal strengths and weaknesses, as well as external opportunities and threats (SWOT). Internal audits, past project reviews, capacity assessments, and an analysis of political, economic, and social trends help NGOs understand their current position and inform future decisions.

4. Review of Mission, Vision, and Values: The mission, vision, and core values are revisited to ensure continued relevance. Workshops and stakeholder consultations are used to refine these guiding principles so they accurately reflect the organization’s purpose and aspirations.

5. Identification of Strategic Priorities and Goals: Based on the situational analysis and stakeholder feedback, the organization identifies key strategic priorities. SMART goals are established for each priority area. These goals are then validated through internal reviews to ensure feasibility and alignment with the mission and vision.

6. Strategy Formulation: Specific strategies are designed to achieve the established goals. This includes identifying necessary resources, assessing risks, and developing mitigation measures. Strategies are crafted to remain adaptable in response to emerging challenges or opportunities.

7. Action Plan Development: Each strategy is broken down into actionable steps. Tasks are assigned to specific individuals or teams, and timelines are set for completion. The action plan ensures operational clarity and accountability across all departments.

8. Financial Planning: A detailed financial plan is developed to support the strategic objectives. This includes budgeting, cost projections, and identifying potential funding sources. Resource mobilization strategies are created to attract new funding and manage donor relationships effectively. Regular financial tracking ensures alignment with the strategic goals.

9. Monitoring and Evaluation (M&E): Clear Key Performance Indicators (KPIs) are defined to monitor progress. M&E tools and processes are established to measure outcomes, identify gaps, and facilitate evidence-based decision-making. Periodic evaluations help assess what’s working and where adjustments are needed.

10. Communication and Implementation: Effective communication is key to successful implementation. The strategic plan is disseminated across the organization and to external stakeholders through meetings, briefings, and written materials. Staff are oriented on their roles and responsibilities in implementing the plan.

11. Review and Adjust: To remain effective and relevant, the strategic plan must be regularly reviewed. A schedule for reviews is established, and adjustments are made based on performance data, stakeholder feedback, and changes in the operating environment. All revisions are documented and communicated to maintain transparency and organizational focus.

By following this structured process, NGOs in Bangladesh can create strategic plans that are not only practical and inclusive but also responsive to their evolving context. Such plans enhance organizational performance, build stakeholder trust, and maximize long-term impact.

The article was written by Md. Humayun Kabir, an Independent Consultant, and Director, Creative Services Limited. Email: humayun@cslbd71.com

9Jul, 2023
আপনি যেভাবে একজন সফল উদ্যোক্তা হতে পারেন

আপনি যেভাবে একজন সফল উদ্যোক্তা হতে পারেন

মো: মাসুম বিল্লাহ খান

উদ্যোক্তা উন্নয়ন বলতে বুঝায় একজন ব্যক্তিকে তার উদ্যোক্তা হবার উদ্দেশ্যকে শক্তিশালী করতে, পূরণ করতে এবং তার ভূমিকা কার্যকরভাবে পালনের জন্য প্রয়োজনীয় দক্ষতা এবং যোগ্যতা অর্জনে সহায়ক কর্মকান্ড।

উদ্যোক্তা উনয়ন কর্মসূচির মৌলিক বৈশিষ্ট্যগুলি হলো:

ক) প্রশিক্ষণের জন্য উদ্যোক্তা সনাক্তকরণ ও নির্বাচন;

খ) প্রশিক্ষণার্থীর উদ্যোক্তা সক্ষমতা উন্নয়ন;

গ) প্রশিক্ষণার্থীদের মৌলিক ব্যবস্থাপনাগত জ্ঞান, দক্ষতা ও  কৌশল রপ্ত করা;

ঘ) প্রতিটি সম্ভাব্য উদ্যোক্তার জন্য একটি কার্যকর শিল্প প্রকল্প নিশ্চিত করা;

ঙ) উদ্যোক্তার জন্য প্রয়োজনীয় আর্থিক, অবকাঠামোগত ও আনুষঙ্গিক সহায়তা প্রদান করা।

উদ্যোক্তা উন্নয়ন কর্মসুচীর উদ্দেশ্য

দ্রুত শিল্পোনয়নের জন্য উদ্যোক্তাদের সহযোগিতা বৃদ্ধি করা, গ্রামীণ ও অনগ্রসর অঞ্চলগুলিকে শিল্পায়িত করা, শিক্ষিত যুবক-যুবতীদের জন্য লাভজনক কর্মসংস্থানের ব্যবস্থা করা, উদ্যোক্তার উৎসে বৈচিত্র আনা এবং ক্ষুদ্র উদ্যোক্তাদের মধ্যে ব্যবস্থাপনাগত দক্ষতা বিকাশের মাধ্যমে ক্ষুদ্র শিল্পের কর্মক্ষমতা উন্নত করাই উদ্যোক্তা উন্নয়ন কর্মসুচীর উদ্দেশ্য।

উদ্যোক্তাদের মধ্যে ব্যবস্থাপনাগত দক্ষতা বিকাশের মাধ্যমে ক্ষুদ্র শিল্পের কর্মক্ষমতা উন্নত করাই উদ্যোক্তা উন্নয়ন কর্মসুচীর উদ্দেশ্য।

উদ্যোক্তা উন্নয়ন কর্মসুচীর তিনটি ভিন্ন পর্যায়

ক) প্রাক-প্রশিক্ষণ পর্যায়: প্রাক-প্রশিক্ষণ পর্যায় প্রশিক্ষণ প্রোগ্রাম চালু করার জন্য সমস্ত কর্মকান্ড বা  প্রস্তুতি নিতে হবে।

খ) প্রশিক্ষণ পর্যায়: প্রশিক্ষণ কর্মসূচীর প্রাথমিক উদ্দেশ্য হল সম্ভাব্য উদ্যোক্তাদের মধ্যে অনুপ্রেরণা এবং দক্ষতার বিকাশ ঘটানো। প্রশিক্ষণার্থীদের এ পর্যায়ে তাত্বিক ও ব্যবহারিক উভয় প্রকার জ্ঞান ও দক্ষতা প্রদানের ব্যবস্থা নেয়া হয়।

গ) ফলো-আপ পর্যায়: ফলো-আপ পর্যায়কে প্রশিক্ষণ-পরবর্তী পর্যায় হিসাবে অভিহিত করা হয় যার চুড়ান্ত লক্ষ্য হল দক্ষ উদ্যোক্তা তৈরি করা।

উদ্যোক্তা উন্নয়নকর্মসুচী কেন গুরুত্বপূর্ণ

এ কর্মসুচী আর্থসামাজিক ক্ষেত্রে অনেক গুরুত্ব বহন করে,  যেমন:

 ১. কর্মসংস্থানের সুযোগ সৃষ্টি হয়

২. এর মাধ্যমে মূলধন গঠন সহজ হয়

৩. ভারসাম্যপূর্ণ আঞ্চলিক উন্নয়ন হয়

৪. স্থানীয় সম্পদের ব্যবহার ও মাথাপিছু আয় বাড়ানো যায়

৫. জীবনযাত্রার মানোন্নয়ন সম্ভব হয়

৬. অর্থনৈতিক স্বাধীনতা অর্জিত হয়

৭. শিল্প বস্তি প্রতিরোধ করা যায়

৮. সামাজিক উত্তেজনা কমানো যায় ও

৯. সামগ্রিক জাতীয় উন্নয়ন সহজতর হয়।

উদ্যোগ (এন্টারপ্রাইজ)

উদ্যোক্তা উন্নয়ন (এন্টারপেনারশিপ ডেভেলপমেন্ট) এর মূল কথা হলো “উদ্যোগ বা এন্টারপ্রাইজ”। উদ্যোগ বা এন্টারপ্রাইজ হলো এমন একটি প্রক্রিয়ার যার মাধ্যমে বিভিন্ন ধরনের কাঁচামাল ব্যবহার করে পণ্য বা সেবা উৎপাদন করা যায় অথবা পণ্য বা সেবার মূল্য সংযোজন/মান উন্নয়ন করা যায় । উৎপাদিত বা মান উন্নয়নকৃত পন্য বা সেবা বিক্রয় করে কিছু অর্থ উপার্জন করা  হয়।

উদ্যোগের (এন্টারপ্রাইজের) বৈশিষ্ট্য হলো-

  • এটি হবে অবশ্যই একটি অর্থনৈতিক কর্মকান্ড, যা ব্যক্তিগত বা যৌথ হতে পারে ;
  • উৎপাদন কর্মকান্ড কিছু লোকের কাজের ক্ষেত্র বা সুযোগ তৈরী হতে হবে ;
  • কিছু যন্ত্রপাতি বা ইকুইপমেন্ট ব্যবহ্নত হতে হবে ;
  • কিছু প্রযুক্তিও (যেমন-কৌশল, জ্ঞান, দক্ষতা, অভিজ্ঞতা) ব্যবহার হবে হবে।
ব্যবসা পরিচালনায় উদ্যোক্তাদের অন্তরায়সমূহ

ব্যবসা পরিচালনায় উদ্যোক্তাদের কিছু সমস্যার সম্মুখীন হতে হয় যা নারীদের জন্য আরও প্রকট হয়ে দেখা দেয় যেমন-

  • অদক্ষতা ও ব্যবসায় অনভিজ্ঞতা ;
  • ব্যবস্থাপনায় অভিজ্ঞতার অভাব বা অসম্পূর্ণ অভিজ্ঞতা;
  • পরনির্ভরশীলতা ;
  • বিভিন্ন এসোসিয়েশনের সঙ্গে যুক্ত না থাকার মানসিকতা ;
  • সাহসের সঙ্গে সমস্যা মোকাবেলায় অনীহা বা পাশ কাটানোর মানসিকতা ;
  • ব্যবসা সম্পর্কে অধিকতর লেখাপড়ায় অনীহা ;
  • বিভিন্ন সফল ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে ব্যবসায়িক যোগাযোগে অনীহা ;
  • শুধু এক ধরনের ব্যবসার মধ্যে আবদ্ধ থাকা ;
  • তথ্য প্রযুক্তি ব্যবহারে অনাগ্রহ বা দক্ষতার অভাব।
অন্তরায় সমূহ কাটিয়ে উঠার উপায়
  • বিভিন্ন ধরনের প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করা
  • অর্থনৈতিক কর্মকান্ডে অংশগ্রহণ বাড়ানো
  • পরিবারিক ও সমাজিকভাবে কাজের প্রতি উৎসাহ দেয়া
  • নিজেকে দুর্বল মনে না করা/সিজের প্রতি আস্থা আনা
  • বিভিন্ন সংস্থা বা এসোসিয়েশনের সঙ্গে যুক্ত থাকা ও ব্যবসায়িক যোগাযোগ
  • সমস্যা সমাধানে এগিয়ে যাওয়া
  • ব্যবসা সম্পর্কে লেখাপড়া করা
  • অধিক তথ্য থাকা ও তথ্য প্রযুক্তি ব্যবহার বাড়ানো ।
সফল উদ্যোক্তার বৈশিষ্ট্যসমূহ

ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমস্ ইন্টারন্যাশনাল ম্যাকবার নামক একটি দল বিশ্বব্যাপী এক ব্যাপক গবেষণায় প্রমাণ করেছেন যে, মোট দশটি প্রধান ব্যক্তিগত বৈশিষ্ট্য কোন ব্যক্তিকে সফল উদ্যোক্তা হতে সাহায্য করে। যেমন:

সুযোগ সন্ধান : ব্যবসা সংক্রান্ত নতুন নতুন সুযোগ সন্ধান একজস সফল উদ্যোক্তার বৈশিষ্ট। আর্থিক সংস্থান, যন্ত্রপাতি, জমি, কর্মস্থান বা অন্যান্য সাহায্য লাভের জন্য লক্ষ্যণীয় সুযোগগুলো হস্তগত করতে একজন উদ্যোক্তা সচেষ্ট হবেন।

 অধ্যবসায় : কোন বাধাকে দ‚র করতে অবিরাম বিভিন্ন পন্থা অবলম্বন করবেন একজন উদ্যোক্তা। কোন কাজ সম্পন্ন করার জন্য ব্যক্তিগত উৎসর্গের মতো বিশেষ প্রচেষ্টা চালাতে হবে। প্রাথমিক ব্যর্থতা সত্তে¡ও নিজের সিদ্ধান্তের প্রতি অটল থাকা প্রয়োজন।

কাজের প্রতিশ্রুতি রক্ষা : গ্রাহকদের জন্য কাজ সম্পন্ন করতে গিয়ে উদ্ভুত সমস্যাবলীর দায়-দায়িত্ব নিতে হবে। শ্রমিকদের সাথে কাজে লেগে থাকা এবং তাদের মাধ্যমে কাজগুলো করিয়ে নিতে সচেষ্ট থাকতে হবে , যাতে গ্রাহকগণ সর্বদা সন্তুষ্ট থাকেন।

গুণগত মান ও দক্ষতার চাহিদা : এমনভাবে কাজ করতে হবে যেন তা প্রচলিত মানকে অতিক্রম করতে পারে বা অতীত কর্মসম‚হের চেয়ে উন্নততর মানের হয়। অধিকতর ভালভাবে, দ্রুত ও তুলনাম‚লক সস্তায় সেবা দিতে সচেষ্ট থাকা প্রয়োজন।

ঝুঁকি গ্রহণ করার মানসিকতা: উদ্যোক্তার নিজের মত অনুযায়ী সহনীয় ঝুঁকি গ্রহণ করা ও সহনীয় ঝুঁকি সম্পন্ন পরিস্থিতিতে যৌক্তিক সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে হবে।

লক্ষ্য নির্ধারণ: সুনির্দিষ্ট ও স্পষ্ট স্বল্পমেয়াদি উদ্দেশ্য নিধারণ করা ও পরিষ্কার দীর্ঘমেয়াদি লক্ষ্য নির্ধারণ করা উদ্যোক্তার একটি প্রধানতম বৈশিষ্ট্য।

সুশৃঙ্খল পরিকল্পনা ও পরিবীক্ষণ : লক্ষ্যে পৌঁছানোর জন্য যুক্তিসঙ্গত পদক্ষেপসহ পরিকল্পনা তৈরি করা ও অনুসরণ করা , বিকল্প পদক্ষেপগুলো ম‚ল্যায়ন করে লক্ষ্য অর্জনের জন্য প্রয়োজনে বিকল্প পদক্ষেপসম‚হ গ্রহণ করা উদ্যোক্তার বৈশিষ্ট্যসমূহের মধ্যে অন্যতম। বিকল্প কৌশল গ্রহণের পূর্বে অগ্রগতি পরিবীক্ষণ করতে হবে।

 তথ্য অনুসন্ধান : ব্যক্তিগতভাবে গ্রাহক, সরবরাহকারী ও প্রতিযোগীদের সম্পর্কে তথ্য অনুসন্ধান করবেন। তথ্য সংগ্রহের জন্য প্রয়োজনীয় যোগাযোগ ও তথ্য সংগ্রহ করতে হবে।

 প্রণোদনা /উদ্বুদ্ধকরণ ও/নেটওয়ার্কিং এর মাধ্যমে যাগাযোগ এর মাধ্যমে অন্যদের প্ররোচিত করা বা প্রভাবিতকরার সুচিন্তিত কৌশল ব্যবহার করতে হবে। নিজের উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য ব্যবসায়িক ও ব্যক্তিগত যোগাযোগ রক্ষা দরকার।

আত্মবিশ্বাস : নিজস্ব নৈপ‚ণ্য বা দক্ষতার উপর এবং নিজের দৃঢ় বিশ্বাস থাকতে হবে। একটা জটিল কাজ সম্পাদন করতে নিজের সাহায্যের উপর অবিচল আস্থা প্রকাশ করবেন অথবা একটা চ্যালেঞ্জের মোকাবেলা করুন।

একটি ব্যবসা বা উদ্যোগ গ্রহনের আগে নিচের বিষয়গুলি বিবেচনায় আনতে হবে

১. অভিজ্ঞতা/দক্ষতা : ব্যবসা শুরু করার আগে আমাদের নিচের প্রশ্নগুলোর উত্তর যাচাই করে নিতে হবে। ব্যবসাটি করার জন্য আমার জ্ঞান বা পূর্বঅভিজ্ঞতা আছে কী না,দক্ষতা আছে কী না, উৎপাদন কৌশল জানা আছে কী না, এ ব্যবসার জন্য যন্ত্রপাতি বা উপকরণ কী কী লাগবে? যদি আমাদের এ ব্যাপারে জ্ঞান ও দক্ষতা না থাকে তবে তা শুরুর পূর্বে ভালভাবে শিখে নিতে হবে।

২. পণ্যের চাহিদা: আমরা যে ব্যবসা করতে যাচ্ছি সেই পণ্যের চাহিদা ঐ এলাকায় আছে কী না বা আমার ব্যবসাটি চলবে কী না। এক্ষেত্রে নীচের প্রশ্নগুলো আমাদের চিন্তা করা প্রয়োজন -পণ্য বা সেবা কে খরিদ/ক্রয় করবে, সেখানে কি পর্যাপ্ত ক্রেতা আছে, পণ্য কোথায় বিক্রি করবো, বৎসরের সব সময়েই কি পণ্য বিক্রি করা যাবে ও মৌসুমভেদে পণ্যের চাহিদা কি কম/বেশী হতে পারে।

৩. লাভজনক কিনা: ব্যবসাটি শুরুর আগে চিন্তা করে দেখতে হবে ব্যবসাটি লাভজনক হবে কী না । ব্যবসায় লাভ না হলে পুঁজি নষ্ট হবে। সংসার ভালভাবে চলবে না। তাই ব্যবসা শুরুর আগে নিচের বিষয়গুলো চিন্তা করতে হবে : কী পরিমাণ জিনিস বিক্রি হবে? প্রতি সপ্তাহে অথবা মাসে কত টাকার বিক্রি করতে পারবো, কত টাকার কাঁচামাল লাগবে, সব খরচ বাদ দিয়ে যে আয় হবে তা দিয়ে সংসার চলবে কী না ও মাসে মাসে সঞ্চয় করতে পারব কী না।

৪. ব্যবসা পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় পুঁজি দেখতে হবে ব্যবসাটি পরিচালনার জন্য যে পরিমাণ পুঁজির দরকার সেই পরিমাণ পুঁজি বা টাকা আছে কী না। এ ক্ষেত্রে চিন্তা করতে হবে ব্যবসাটি করতে মোট কত টাকা পুঁজি লাগবে,এর মধ্যে আমার নিজস্ব কত, বাকি পুঁজি কোথায় পাওয়া যাবে, কত টাকা বিনা সুদে ধার করা যাবে, কত টাকা ঋণ নিতে হবে ও পুঁজি সংগ্রহের জন্য কত খরচ হবে বা কত সুদ দিতে হবে।

৫. ঝুঁকি হচ্ছে নিজের নিয়ন্ত্রণের বাইরে ভবিষ্যতের এমন কিছু বিষয় যা ব্যবসার জন্য বাধা বা সমস্যা হিসেবে কাজ করে। ফলে ব্যবসার সাধারণ গতি ব্যহত হয়। তাই ব্যবসার শুরু করার আগে নিচের বিষয়গুলো চিন্তা করতে হবে –

আমার ব্যবসার ভবিষ্যতে সম্ভাব্য কী কী ঝুঁকি আছে, তা আমরা ভালভাবে জানি কী না?

এই সকল ঝুঁকি মোকাবেলায় আমাদের করণীয় কী বা কীভাবে এই সকল ঝুঁকি মোকাবেলা করবো এবং ঝুঁকি মোকাবেলায় আমাদের প্রস্তুতি আছে কী না।

ব্যবসায়ী এবং উদ্যোক্তার মধ্যে পার্থক্য
  • ধারণার মৌলিকতা সম্পর্কে একজন ব্যবসায়ী একটি অমৌলিক ব্যবসা বা পণ্য ধারণা থেকে একটি ব্যবসা শুরু করতে পারেন কিন্তু একজন উদ্যোক্তা একজন উদ্ভাবক এবং একটি পণ্যের স্রষ্টা।
  • বেশিরভাগ ব্যবসায়ী মুনাফা, জীবিকা, তাদের আর্থিক লক্ষ্য অর্জনের জন্য ব্যবসা করেন কিন্তু উদ্যোক্তারা বিশ্বকে পরিবর্তন করার বি ষয়ে বেশী আগ্রহী থাকেন।
  • ব্যবসায়ীগণা পরিকল্পিত ঝুঁকি গ্রহণ করেথাকেন, তারা অর্থ হারাতে বা দেউলিয়া হতে চান না কিন্তু উদ্যোক্তারা আকাশের ডুবুরির স্কাই ডাইভারের মতো ঝুঁকি গ্রহণে অভ্যস্ত।
  • একজন ব্যবসার মালিক একজন নিয়োগকর্তা এবং একজন ব্যবস্থাপক। একজন উদ্যোক্তা একজন বন্ধু এবং একজন নেতা।
  • একজন ব্যবসার মালিক সাধারণত গ্রাহকদের তার বিক্রয় এবং আয়ের উৎস্য হিসাবে বিবেচনা করেন। একজন উদ্যোক্তা গ্রাহকদের প্রতি তার কর্তব্যকে গুরুত্ব দেন বেশী।
  • টাকা হারানো ব্যবসায়ীদের সবচেয়ে বড় দুশ্চিন্তার বিষয়। উদ্যোক্তারা অর্থ সম্পর্কে খুব বেশি চিন্তা করেন না কারণ তারা সর্বদা স্ক্র্যাচ থেকে শুরু করতে পারেন।
  • একজন ব্যবসায়ী সময় নষ্ট করেন না। একজন উদ্যোক্তা একটি ল্যাবে একজন শিল্পী বা বিজ্ঞানীর মতো কাজ করেন। তার পণ্যই তার মাস্টারপিস।
  • একজন ব্যবসায়ী বিশ্বকে একটি সুযোগ হিসেবে দেখেন। একজন উদ্যোক্তা বিশ্বকে সুযোগের চেয়ে কর্তব্য হিসেবে দেখেন।
  • একজন ব্যবসায়ীর একজন উদ্যোক্তা দরকার। একজন উদ্যোক্তারও একজন ব্যবসায়ীকে প্রয়োজন হতে পারে।

বিশ্বায়নের যুগে বিশ্বায়নের চ্যালেঞ্জ মোকাবিলায় নবনব উদ্যোগ গ্রহণ, নবতর ধারনা ও কলাকৌশলে সমৃদ্ধ যুব উদ্যেক্তার কোন বিকল্প নেই যা জাতীয় উন্নয়নে অবদান রাখবে বলে আমরা আশাবাদী।

মো: মাসুম বিল্লাহ খান, কান্ট্রি রিপ্রেন্জেটিভ, ডাকভাঙ্গা বাংলাদেশ

5Jul, 2023
জেনে নিন যোগাযোগের আটটি অপরিহার্য উপাদান

জেনে নিন যোগাযোগের আটটি অপরিহার্য উপাদান

মোঃ বরকত উল্লাহ

যোগাযোগ প্রক্রিয়াটি আরও ভালভাবে বুঝার জন্য, আমরা এটিকে আটটি অপরিহার্য উপাদানের একটি সিরিজে বিভক্ত করতে পারি। এই আটটি উপাদানের প্রতিটি যোগাযোগের সামগ্রিক প্রক্রিয়ায় একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ হিসাবে কাজ করে। আসুন এক এক করে সেগুলি অন্বেষণ করি।

১। উৎস (Source)

উৎস কল্পনা করে, তৈরি করে এবং বার্তা পাঠায়। একটি জনসভায় উৎস হল বক্তৃতা প্রদানকারী ব্যক্তি। তিনি দর্শকদের সাথে নতুন তথ্য উপস্থাপনের মাধ্যমে বার্তাটি শেয়ার করেন। বক্তা তার কণ্ঠস্বর, শারীরিক ভাষা এমনকি পোশাকের মাধ্যমেও পছন্দের বার্তা শেয়ার করেন। বক্তা প্রথমে বার্তাটি নির্ধারণ করে শুরু করেন—কী বলতে হবে এবং কীভাবে বলতে হবে। দ্বিতীয় ধাপে শুধুমাত্র সঠিক ক্রম বা নিখুঁত শব্দগুলি বেছে নেওয়ার মাধ্যমে বার্তাটির অর্থ বুঝাতে এনকোড করা হয়। তৃতীয় ধাপ হল তথ্য প্রাপক বা দর্শকদের কাছে উপস্থাপন করা বা পাঠানো। অবশেষে, শ্রোতাদের প্রতিক্রিয়া দেখার মাধ্যমে, উৎসটি বুঝতে পারে যে তারা কতটা ভালভাবে বার্তা পেয়েছে। তারা স্পষ্টীকরণ বা সমর্থনকারী তথ্যের মাথ্যমে প্রতিক্রিয়া জানায়।

২। বার্তা (Message)

“বার্তা হল উদ্দীপক বা অর্থ যা উৎস দ্বারা উদ্ভূত হয় রিসিভার বা শ্রোতাদের জন্য।” (McLean, 2005) যখন আপনি একটি বক্তৃতা দিতে বা একটি প্রতিবেদন লেখার পরিকল্পনা করেন, তখন আপনার বার্তাটি শুধুমাত্র আপনার চয়ন করা শব্দ বলে মনে হতে পারে যা আপনার কাংখিত অর্থ প্রকাশ করবে। কিন্তু সেটা তো শুরু মাত্র। শব্দগুলি ব্যাকরণ এবং কাঠামোগতভাবে একত্রিত করা হয়। সবশেষে উপস্থাপনের জন্য আপনি আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট সংরক্ষণ করতে পারেন। একটি বক্তৃতায় বার্তাটি আপনি উপস্থাপন করেন আপনার কণ্ঠস্বর, আপনার দেহের ভাষা এবং আপনার চেহারার মাধ্যমে এবং একটি প্রতিবেদনে উপস্থাপন করেন আপনার লেখার শৈলী, বিরাম চিহ্ন, শিরোনাম, শব্দ চয়ন এবং শব্দ বিন্যাসের মাধ্যমে। উপরন্তু, বার্তাটি প্রভাবিত করতে পারে পারিপাশ্বিক পরিবেশ বা প্রেক্ষাপট যেখানে আপনি এটি উপস্থাপন করবেন। গোলমাল বা শব্দদূষনে আপনার বার্তা স্পষ্টভাবে শুনতে বা বুঝতে কঠিন হতে পারে।

উদাহরণস্বরূপ, কল্পনা করুন যে আপনি বিক্রয় প্রতিনিধিদের একটি বড় শ্রোতামন্ডলীকে সম্বোধন করছেন এবং আপনি জানেন যে আজ রাতে একটি ওয়ার্ল্ড সিরিজ গেম রয়েছে। আপনার শ্রোতাদের স্থির হতে খুব কষ্ট হতে পারে, কিন্তু আপনি “আমি বুঝতে পারছি আজ রাতে একটি গুরুত্বপূর্ণ খেলা আছে” বলে শুরু করতে পারেন৷ এইভাবে, আপনার বেশিরভাগ শ্রোতাদের মনোযোগ আকর্ষন করে কাংখিত বার্তা ফোকাস করতে পারেন।

৩। চ্যানেল (Channel)

“চ্যানেল হল সেই উপায় যেখানে একটি বার্তা বা বার্তাসমূহ উৎস এবং রিসিভারের মধ্যে ভ্রমণ করে।” (McLean, 2005) উদাহরণস্বরূপ, আপনার টেলিভিশনের কথা ভাবুন। আপনার টেলিভিশনে কয়টি চ্যানেল আছে? প্রতিটি চ্যানেল কিছু জায়গা নেয়, এমনকি একটি ডিজিটাল জগতে, তার বা সংকেতের মাধ্যমে প্রতিটি চ্যানেলের বার্তা আপনার বাড়িতে নিয়ে আসে। টেলিভিশন আপনার দেখা একটি ভিজ্যুয়াল সিগন্যালের সাথে আপনার শোনা একটি অডিও সংকেতকে একত্রিত করে। একসাথে তারা রিসিভার বা দর্শকদের কাছে বার্তা পৌঁছে দেয়। চ্যানেল চালু রেখে আপনার টেলিভিশনের ভলিউম বন্ধ করুন। আপনি কি এখনও বুঝতে পারেন কি ঘটছে? অনেক সময় আপনি পারেন, কারণ বডি ল্যাঙ্গুয়েজ শো-এর বার্তার অংশবিশেষ জানিয়ে দেয়। এখন ভলিউম বাড়ান এবং টেলিভিশনের পর্দা ঘুরিয়ে দিন যাতে আপনি দেখতে না পারেন। আপনি এখনও সংলাপ শুনতে পারবেন এবং গল্পের ধারা অনুসরণ করতে পারেন।

একইভাবে, আপনি যখন কথা বলেন বা লেখেন, আপনি আপনার বার্তা জানাতে একটি চ্যানেল ব্যবহার করছেন। কথ্য চ্যানেলগুলির মধ্যে রয়েছে মুখোমুখি কথোপকথন, বক্তৃতা, টেলিফোন কথোপকথন এবং ভয়েস মেল বার্তা, রেডিও, পাবলিক অ্যাড্রেস সিস্টেম এবং ভয়েস ওভার ইন্টারনেট প্রোটোকল (VoIP)। লিখিত চ্যানেলগুলির মধ্যে রয়েছে চিঠি, স্মারকলিপি, ক্রয় আদেশ, চালান, সংবাদপত্র এবং ম্যাগাজিনের নিবন্ধ, ব্লগ, ই-মেইল, পাঠ্য বার্তা, টুইট ইত্যাদি।

৪। রিসিভার (Receiver)

“প্রাপক উৎস থেকে বার্তাটি গ্রহণ করে, উৎসের ইচ্ছাকৃত এবং অনিচ্ছাকৃত উভয় উপায়ে বার্তাটিকে বিশ্লেষণ এবং ব্যাখ্যা করে।” (McLean, 2005) এই উপাদানটি আরও ভালভাবে বুঝার জন্য, একটি ফুটবল দলের একজন রিসিভারের কথা ভাবুন। কোয়ার্টারব্যাক একটি রিসিভারের কাছে ফুটবল (বার্তা) ছুড়ে দেয়, যাকে অবশ্যই বল কোথায় ধরতে হবে তা দেখতে হবে এবং ব্যাখ্যা করতে হবে। কোয়ার্টারব্যাক রিসিভারের জন্য তার বার্তা “ক্যাচ” করার জন্য একটি উপায় মনস্থ করতে পারে, কিন্তু রিসিভার জিনিসগুলি ভিন্নভাবে দেখতে পারে এবং ফুটবল (অভীষ্ট অর্থ) সম্পূর্ণভাবে মিস করতে পারে।

একজন রিসিভার হিসাবে আপনি একটি বার্তা শুনেন, দেখেন, স্পর্শ করেন, গন্ধ পান এবং/অথবা স্বাদ পান। আপনার শ্রোতারা আপনাকে সাবধানে পরীক্ষা করবে এবং আপনি এটি সম্পর্কে, তাকে বা তার সম্পর্কে কী ভাবছেন তা স্থির করবে। যেমন আপনি স্টেজে উঠার বা আপনার মুখ খোলার অনেক আগে সেগুলি পরীক্ষা করে দেখতে পারেন। আপনার শ্রোতাদের অমৌখিক প্রতিক্রিয়াগুলি কীভাবে শুরুতে সামঞ্জস্য করতে হয় তার ইঙ্গিত হিসাবে কাজ করতে পারে। তাদের জায়গায় নিজেকে কল্পনা করে, আপনি অনুমান করেন যে আপনি যদি তাদের জায়গায় থাকতেন তবে আপনি কী খুঁজতেন। ঠিক যেমন একটি কোয়ার্টারব্যাক পরিকল্পনা করে যে বলটি সঠিকভাবে রাখার জন্য রিসিভার কোথায় থাকবে, আপনিও ব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রসঙ্গে উৎস এবং রিসিভারের মধ্যে মিথস্ক্রিয়া (Interaction) প্রত্যক্ষ করতে পারেন। কেন এবং কীভাবে যোগাযোগ সর্বদা পরিবর্তিত হয় তা চিত্রিত করে এই সব একই সময়ে ঘটে।

৫। প্রতিক্রিয়া (Feedback)

আপনি যখন উৎসে সাড়া দেন, ইচ্ছাকৃতভাবে বা অনিচ্ছাকৃতভাবে, আপনি প্রতিক্রিয়া দিচ্ছেন। রিসিভার উৎসে ফেরত পাঠায় এমন বার্তা নিয়ে প্রতিক্রিয়া গঠিত। মৌখিক বা অমৌখিক, এই সমস্ত প্রতিক্রিয়া সংকেত উৎসকে দেখতে দেয় যে কতটা ভাল, কতটা সঠিকভাবে (বা কতটা খারাপ এবং ভুলভাবে) বার্তাটি গৃহীত হয়েছিল। প্রতিক্রিয়া প্রাপক বা শ্রোতাদের স্পষ্টীকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করার, সম্মত বা অসম্মতি জানাতে বা উৎসটি বার্তাটিকে আরও আকর্ষণীয় করে তুলতে পারে তা নির্দেশ করার একটি সুযোগও প্রদান করে। প্রতিক্রিয়ার পরিমাণ বাড়ার সাথে সাথে যোগাযোগের নির্ভুলতাও বৃদ্ধি পায় (Leavitt & Mueller, 1951)।

উদাহরণ স্বরূপ, ধরুন আপনি একজন বিক্রয় ব্যবস্থাপক যিনি চারজন বিক্রয় প্রতিনিধি সহ একটি কনফারেন্স কলে অংশগ্রহণ করছেন। উৎস হিসাবে, আপনি প্রতিনিধিদের বলতে চান যে বেসবল-সম্পর্কিত স্পোর্টস গিয়ারের বিক্রয় বন্ধ করার জন্য এটি বিশ্ব সিরিজের মওসুমের সুবিধা নিতে। আপনি আপনার বার্তায় জানান, কিন্তু আপনি আপনার শ্রোতাদের কাছ থেকে কোন উত্তর শুনতে পান না। আপনি অনুমান করতে পারেন যে এর অর্থ তারা আপনার সাথে বুঝতে পেরেছে এবং সম্মত হয়েছে, কিন্তু মাসের পরে আপনি খুব কম বিক্রি হয়েছে তা দেখে হতাশ হতে পারেন। আপনি যদি প্রতিক্রিয়ার অনুরোধের সাথে আপনার বার্তাটি অনুসরণ করেন (“এটি কি অর্থপূর্ণ? আপনার কারোর কি কোন প্রশ্ন আছে?”) আপনার কাছে আপনার বার্তাটি স্পষ্ট করার এবং বিক্রয় প্রতিনিধিদের কেউ আপনার বিশ্বাস করেছে কিনা তা খুঁজে বের করার সুযোগ থাকতে পারে।

৬। পরিবেশ (Environment)

“পরিবেশ হল পারিপার্শ্বিক, শারীরিক এবং মানসিক অবস্থা, যেখানে আপনি বার্তা পাঠান এবং গ্রহণ করেন।” (McLean, 2005) পরিবেশের মধ্যে টেবিল, চেয়ার, আলো এবং সাউন্ড ইকুইপমেন্ট অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে যা রুমে আছে। রুম নিজেই পরিবেশের একটি উদাহরণ। পরিবেশে আনুষ্ঠানিক পোশাকের মতো বিষয়গুলিও অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে, যা নির্দেশ করতে পারে যে আলোচনা খোলা এবং যত্নশীল বা আরও পেশাদার এবং আনুষ্ঠানিক কিনা। লোকেরা যখন শারীরিকভাবে একে অপরের কাছাকাছি থাকে তখন তাদের ঘনিষ্ঠ কথোপকথনের সম্ভাবনা বেশি হতে পারে এবং যখন তারা কেবল রুম থেকে একে অপরকে দেখতে পায় তখন কম সম্ভাবনা থাকে। সেই ক্ষেত্রে, তারা একে অপরকে টেক্সট করতে পারে, এটি নিজেই যোগাযোগের একটি অন্তরঙ্গ রূপ। পাঠ্যের পছন্দ পরিবেশ দ্বারা প্রভাবিত হয়। একজন বক্তা হিসেবে, আপনার পরিবেশ প্রভাবিত করবে এবং আপনার বক্তৃতায় ভূমিকা পালন করবে। প্রকৃত উপস্থাপনার দিনের আগে আপনি কোথায় কথা বলবেন তা পরীক্ষা করে দেখতে যাওয়া সর্বদা একটি ভাল ধারণা।

৭। প্রসঙ্গ (Context)

“যোগাযোগ ইন্টারঅ্যাকশনের প্রসঙ্গে জড়িত ব্যক্তিদের সেটিং, দৃশ্য এবং প্রত্যাশা জড়িত।” (McLean, 2005) একটি পেশাদার যোগাযোগের প্রেক্ষাপটে ব্যবসায়িক স্যুট (পরিবেশগত সংকেত) জড়িত থাকতে পারে যা অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে ভাষা এবং আচরণের প্রত্যাশাকে প্রত্যক্ষ বা পরোক্ষভাবে প্রভাবিত করে।

একটি উপস্থাপনা বা আলোচনা একটি বিচ্ছিন্ন ঘটনা হিসাবে সঞ্চালিত হয় না। ধরুন, আপনি ক্লাসে এসেছেন। আপনার পাশে বসা ব্যক্তিটিও তাই করেছিল, যেমনটি প্রশিক্ষক করেছিলেন। পরিবেশটি যে মাত্রায় আনুষ্ঠানিক বা অনানুষ্ঠানিক তা নির্ভর করে অংশগ্রহণকারীদের যোগাযোগের জন্য প্রাসঙ্গিক প্রত্যাশার উপর। আপনার পাশে বসা ব্যক্তিটির কাজটি প্রশিক্ষকের সাথে অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগের দৃষ্টান্ত হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে। আপনি প্রশিক্ষকের সাথে আনুষ্ঠানিক মিথস্ক্রিয়াতেও অভ্যস্ত হতে পারেন এবং আপনার সহপাঠীর প্রশ্নটি খুঁজে পেতে পারেন “স্যার, আমাদের কি আজকে হোমওয়ার্ক আছে?”। প্রশিক্ষকের কাছ থেকে অমৌখিক প্রতিক্রিয়া অবশ্যই আপনাকে একটি সংকেত দেবে যে তারা কীভাবে মিথস্ক্রিয়াটি উপলব্ধি করে, উভয় শব্দ চয়ন এবং কীভাবে বলা হয়েছিল।

প্রসঙ্গ হল মানুষ একে অপরের কাছ থেকে কী প্রত্যাশা করে এবং আমরা প্রায়শই পরিবেশগত সংকেত থেকে সেই প্রত্যাশাগুলি তৈরি করি। একটি ব্যবসায়িক সভায়, কে প্রথম কথা বলেন? এটি সম্ভবত সভার বাইরে প্রতিটি ব্যক্তির অবস্থান এবং ভূমিকার সাথে কিছু সম্পর্ক রয়েছে। প্রসঙ্গ যোগাযোগের ক্ষেত্রে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে, বিশেষ করে সংস্কৃতি জুড়ে।

৮। হস্তক্ষেপ (Interference)

হস্তক্ষেপ, যাকে বাধাও বলা যায়, যে কোনো উৎস থেকে আসতে পারে। “হস্তক্ষেপ হল এমন কিছু যা বার্তাটির উৎসের উদ্দেশ্যমূলক অর্থকে অবরুদ্ধ করে বা পরিবর্তন করে।”(McLean, 2005) উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি গাড়ি চালনা করে কর্মক্ষেত্রে বা স্কুলে যান, তাহলে সম্ভবত আপনি বাধা দ্বারা বেষ্টিত ছিলেন। গাড়ির হর্ন, বিলবোর্ড বা সম্ভবত আপনার গাড়ির রেডিও আপনার চিন্তাভাবনা, বা একজন যাত্রীর সাথে আপনার কথোপকথনে বাধা দিয়েছে।

হস্তক্ষেপ অন্যান্য উৎস থেকেও আসতে পারে। সম্ভবত আপনি ক্ষুধার্ত, এবং আপনার বর্তমান পরিস্থিতির প্রতি আপনার মনোযোগ আপনার শোনার ক্ষমতাতে হস্তক্ষেপ করে। হয়তো অফিসে গরম, আপনি একটি কার্যনির্বাহী বক্তৃতা শুনছেন, তাহলে এটি কীভাবে আপনার শোনার এবং অংশগ্রহণ করার ক্ষমতাকে প্রভাবিত করতে পারে?

সোর্স এবং রিসিভারের মধ্যে চ্যানেল দ্বারা বাহিত বার্তার স্বাভাবিক এনকোডিং এবং ডিকোডিংয়ে গোলমাল হস্তক্ষেপ করে। সমস্ত শব্দ খারাপ নয়, তবে শব্দ যোগাযোগ প্রক্রিয়াতে হস্তক্ষেপ করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার সেল ফোনের রিংটোন আপনার জন্য একটি স্বাগত আওয়াজ হতে পারে, তবে এটি ক্লাসে যোগাযোগ প্রক্রিয়াকে ব্যাহত করতে পারে এবং আপনার সহপাঠীদের বিরক্ত করতে পারে।

লেখকঃ মোঃ বরকত উল্লাহ, কমিউনিকেশন কনসালট্যান্ট,সাবেক ফ্যাকাল্টি, বিজনেস কমিউনিকেশন,ইনস্টিটিউট অব পারসোনেল ম্যানেজমেন্ট, বাংলাদেশ

রিলেটেড পোস্ট

১.ব্যক্তিগত ও পেশাগত উন্নতির জন্য রপ্ত করুন যোগাযোগ দক্ষতা
২.ব্যক্তিগত ও পেশাগত সফলতার দ্বার উন্মোচনে যোগাযোগের ক্ষমতা

5Jul, 2023
ব্যক্তিগত ও পেশাগত উন্নতির জন্য রপ্ত করুন যোগাযোগ দক্ষতা

ব্যক্তিগত ও পেশাগত উন্নতির জন্য রপ্ত করুন যোগাযোগ দক্ষতা

মোঃ বরকত উল্লাহ

যোগাযোগ হল ব্যক্তি বা গোষ্ঠীর মধ্যে তথ্য, ধারণা, চিন্তা বা বার্তা বিনিময়ের প্রক্রিয়া। এটি বিভিন্ন মাধ্যম বা চ্যানেলের মাধ্যমে তথ্যের আদান-প্রদান এবং গ্রহণের সাথে জড়িত, যা জ্ঞানের আদান-প্রদান এবং প্রেরক এবং প্রাপকের মধ্যে বোধগম্য করে তোলে। কার্যকর যোগাযোগ স্পষ্ট অভিব্যক্তি, সক্রিয় শ্রবণ এবং পারস্পরিক বুঝার উপর নির্ভর করে।

ল্যাটিন ভাষায় “যোগাযোগ” শব্দের মূল হল communicare, যার অর্থ ভাগ করা বা  সর্বজনীন করা (Weekley, 1967)। যোগাযোগ অর্থ বুঝার এবং ভাগ করে নেয়ার প্রক্রিয়া হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা হয় (পিয়ারসন এবং নেলসন, 2000)।

যোগাযোগ বিষয়ে আমাদের অধ্যয়নের কেন্দ্রে রয়েছে সেই সম্পর্ক যা অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে মতবিনিময়ের প্রক্রিয়া জড়িত। এই সংজ্ঞাটিতে প্রক্রিয়ার উপর জোর দেয়া হচ্ছে।  

এই সংজ্ঞার প্রথম মূল শব্দটি হল Process বা প্রক্রিয়া। প্রক্রিয়া এমন একটি গতিশীল কার্যকলাপ যা বর্ণনা করা কঠিন কারণ এটি পরিবর্তিত হয় (পিয়ারসন এবং নেলসন, 2000)।

প্রক্রিয়া

যোগাযোগ প্রক্রিয়াটি প্রেরক এবং প্রাপকের মধ্যে তথ্যের সফল হস্তান্তর বা স্থানান্তর (Transmission) এবং গ্রহণের সাথে জড়িত পদক্ষেপগুলিকে বুঝায়। এটির সাথে সাধারণতঃ এনকোডিং, মেসেজ ট্রান্সমিশন, ডিকোডিং এবং ফিডব্যাক সহ বিভিন্ন উপাদান জড়িত থাকে।

আসুন একটি উদাহরণ দিয়ে যোগাযোগ প্রক্রিয়াটি স্পষ্ট করা যাক-

প্রেরক

প্রেরক হল সেই ব্যক্তি বা সত্তা যা যোগাযোগ প্রক্রিয়া শুরু করে। তাদের কাছে একটি বার্তা বা তথ্য রয়েছে যা তারা জানাতে চায়। আমাদের উদাহরণে, রাসেল নামে একজন ছাত্রকে বিবেচনা করুন যিনি তাদের বন্ধুদের একটি পার্টিতে আমন্ত্রণ জানাতে চান।

এনকোডিং

এনকোডিং হল বার্তাটিকে একটি ফরম্যাটে রূপান্তর করার প্রক্রিয়া যা প্রেরণ করা যেতে পারে। রাসেল একটি পার্টির আমন্ত্রণ টেমপ্লেট ব্যবহার করে ডিজিটাল আমন্ত্রণগুলি তৈরি করার সিদ্ধান্ত নেয়, যেখানে তারা পার্টির তারিখ, সময়, অবস্থান এবং থিমের মতো বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করে। তারা তাদের নিজস্ব শব্দ এবং শৈলী যোগ করে বার্তা প্রস্তুত করলো।

বার্তা ট্রান্সমিশন

এনকোড করা বার্তাটি উদ্দিষ্ট প্রাপকদের কাছে প্রেরণ করা দরকার। রাসেল তাদের বন্ধুদের ইমেল বা মেসেজিং অ্যাপের মাধ্যমে ডিজিটাল আমন্ত্রণ পাঠায়। নির্বাচিত মাধ্যমটি প্রাপকদের পছন্দের যোগাযোগ চ্যানেলের উপর নির্ভর করে।

রিসিভার

রিসিভার হল সেই ব্যক্তি বা গোষ্ঠী যারা বার্তাটি গ্রহণ করতে এবং বুঝতে চায়। এই ক্ষেত্রে, রাসেলের বন্ধুরা পার্টির আমন্ত্রণ গ্রহণকারী।

ডিকোডিং

ডিকোডিং হল প্রেরকের প্রেরিত বার্তাকে ব্যাখ্যা করা এবং বুঝার প্রক্রিয়া। রাসেলের বন্ধুরা ডিজিটাল আমন্ত্রণগুলি গ্রহণ করে এবং সেগুলি খুলল। তারা বার্তাটি পড়ে, বিস্তারিত বুঝে এবং এর উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করে।

প্রতিক্রিয়া

প্রতিক্রিয়া বা Feedback কার্যকর যোগাযোগের একটি অপরিহার্য উপাদান। এটি প্রেরককে প্রাপকের বুঝার পরিমাপ করার অনুমতি দেয় এবং নিশ্চিত করে যে বার্তাটি সঠিকভাবে গ্রহণ করা হয়েছে এবং ব্যাখ্যা করা হয়েছে। আমন্ত্রণগুলির প্রতিক্রিয়া হিসাবে, রাসেলের বন্ধুরা প্রতিউত্তর করতে পারে, প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে পারে বা পার্টি সম্পর্কে মন্তব্য বা পরামর্শ দিতে পারে।

অতিরিক্ত যোগাযোগ

যোগাযোগের সাথে প্রায়ই বার্তা এবং প্রতিক্রিয়া বিনিময়ের একটি চলমান বা ধারাবাহিকতার বিষয় জড়িত। রাসেল তাদের বন্ধুদের জিজ্ঞাসার জবাব দিতে পারে, প্রয়োজনে আরও তথ্য প্রদান করতে পারে এবং পার্টির ব্যবস্থা চূড়ান্ত করতে আরও কথোপকথনে জড়িত হতে পারে।

দ্বিতীয় মূল শব্দটি হল Understanding বা বুঝা। ” ‍বুঝার অর্থ হল উপলব্ধি করা, ব্যাখ্যা করা এবং আমরা ইতোমধ্যে যা জানি তার সাথে আমাদের উপলব্ধি এবং ব্যাখ্যাটি সম্পৃক্ত করা।” (ম্যাকলিন, 2003) যদি একজন বন্ধু আপনাকে বাইক থেকে পড়ে যাওয়ার গল্প বলে, তাহলে কোন চিত্রটি মনে আসে? এখন আপনার বন্ধু জানালা দিয়ে দেখিয়ে দেয় এবং আপনি একটি মোটরসাইকেল মাটিতে পড়ে থাকতে দেখেন। শব্দ এবং ধারণা বা তার উল্লেখ করা বস্তুকে বুঝা যোগাযোগ প্রক্রিয়ার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ।

এরপরে আসে শেয়ারিং শব্দটি। Sharing বা ভাগাভাগি করা মানে এক বা একাধিক ব্যক্তির সাথে একসংগে কিছু করা। আপনি একটি যৌথ কাজ Share করতে পারেন, যেমন আপনি একটি রিপোর্ট তৈরি  করার পর তা শেয়ার করেন; অথবা আপনি একটি রিসোর্স থেকে যৌথভাবে উপকৃত হতে পারেন, যেমন আপনি এবং বেশ কয়েকজন সহকর্মী একটি কেক শেয়ার করেন। যোগাযোগে, শেয়ার করা হয় যখন আপনি অন্যদের কাছে আপনার চিন্তা, অনুভূতি, ধারণা বা অন্তর্দৃষ্টি (Insights) প্রকাশ করেন। আপনি নিজের সাথেও শেয়ার করতে পারেন (এটি একটি প্রক্রিয়া যাকে বলা হয় ইন্ট্রাপার্সোনাল কমিউনিকেশন বা আন্তঃব্যক্তিক যোগাযোগ)। যখন আপনি আপনার ধারণাগুলিকে চেতনায় নিয়ে আসেন, আপনি কোন কিছু সম্পর্কে কেমন অনুভব করেন তা চিন্তা করেন বা একটি সমস্যার সমাধান বের করেন এবং যখন অপনার নিকট সবকিছু পরিষ্কার হয়ে যায় তখন হয়তো তৃপ্তিবোধ করে বলে উঠেন ‘আহ্’।

সবশেষে, বার্তাটির অর্থ বা Meaning যা আমরা যোগাযোগের মাধ্যমে শেয়ার করি। “বাইক” শব্দটি একটি সাইকেল এবং মোটরসাইকেলের একটি সংক্ষিপ্ত নাম যা উভয়কেই উপস্থাপন করে। শব্দটি যে প্রেক্ষাপটে ব্যবহৃত হয়েছে তা দেখে এবং জিজ্ঞাসা করে, আমরা শব্দটির শেয়ার করা অর্থ আবিষ্কার করতে পারি এবং বার্তাটি বুঝতে পারি।

লেখকঃ মোঃ বরকত উল্লাহ, কমিউনিকেশন কনসালট্যান্ট,সাবেক ফ্যাকাল্টি, বিজনেস কমিউনিকেশন,ইনস্টিটিউট অব পারসোনেল ম্যানেজমেন্ট, বাংলাদেশ

রিলেটেড পোস্ট

১.ব্যক্তিগত ও পেশাগত সফলতার দ্বার উন্মোচনে যোগাযোগের ক্ষমতা
২. জেনে নিন যোগাযোগের আটটি অপরিহার্য উপাদান

2Jul, 2023
10 Vital Policies and Procedures in the Workplace

10 Vital Policies and Procedures in the Workplace

Md. Humayun Kabir

A workplace policy outlines in detail what is expected of employees in terms of performance and behavior. Employees are instructed on how to carry out those policies by a workplace procedure. Together, policies and procedures provide workers with a comprehensive picture of their workplace. In this post, we go over a few workplace policies and processes as examples.

It’s critical for employees to be familiar with the rules and regulations at work. Your working life can be improved by being aware of the policies and processes that affect you. It explains your obligations and legal rights to you. Here are 10 actual policies and procedures from the workplace:

1. Code of conduct

Most businesses follow a common policy known as a code of conduct. It is a set of guidelines that employers anticipate their staff to abide by. The regulations lay out the anticipated conduct for all employees.

A code of conduct policy may cover the following:

  • General Responsibilities
  • Safeguarding for the Vulnerable People
  • Conflict of Interest
  • Confidentiality
  • Organization Property
  • Attendance and Punctuality
  • Dress and Demeanor
  • Financial Responsibility and Accountability
  • Use of Organization Equipment
  • Integrity and Organization Ethics
  • Public Statement
  • Safety
  • Environment
  • Gifts and Entertainment
  • Compliance
2. Child Protection Policy

A workplace child protection policy safeguards children’s welfare by preventing abuse, neglect, and exploitation of them.

A child protection policy may cover the following:

  • Guiding Principles
  • What to do
  • What not to do
  • Training on Child Protection
  • Signing Code of Conduct
  • Observation of National and International Days on child rights issues
  • Campaign from Digital Platform
  • Response to Child Protection
  • The Child Protection Committee (CPC)
3. Sexual Harassment Elimination Policy

A workplace sexual harassment elimination policy promotes the well-being of staff and program participants that protects them from sexual abuse and harassment

A sexual harassment elimination policy may cover the following:

  • Scope of Policy
  • Conducts Considered as Sexual Harassment
  • Training on Sexual Harassment Elimination Policy and Procedure
  • Signing Code of Conduct
  • Observation of National and International Days
  • Campaign from a Digital Platform
  • Response to Sexual Harassment Protection
  • The Sexual Harassment Elimination Committee (SHEC)
4. Workplace Bullying & Violence Prevention Policy

A workplace bullying & violence prevention policy promotes the well-being of staff and program participants that protects them from harassment, bullying, threats, and violence in the workplace.

A workplace bullying & violence prevention policy may cover the following:

  • Scope of Policy
  • Behavior considered violence in the workplace
  • Training on Workplace Bullying and Violence Prevention Policy and Procedure
  • Signing Code of Conduct
  • Campaign from a Digital Platform
  • Response to Bullying and Violence Complaints
  • The Workplace Bullying and Violence Prevention Committee (WBVPC)
5. Whistleblowing Policy

A workplace whistleblowing policy encourages staff, volunteers, and program participants to come forward with credible information on illegal practices or violations of adopted policies of the organization.

A whistleblowing policy may cover the following:

  • Scope of the Policy
  • Reporting
  • Confidentiality
  • Anonymous Allegations
  • Untrue Allegations
  • Procedure for Making Allegation
6. Conflict of Interest Management Policy

A workplace conflict of interest management policy provides organizational guidance to the relevant entities (staff and volunteers) in identifying and fighting actual and potential conflicts of interest with a view to establishing good governance in the organization’s all operations and practices through accountability, transparency, and integrity.

A conflict of interest management policy may cover the following:

  • Definition of Conflict of Interest and Other Relevant Terms
  • Compliance Requirement
  • Scope of the Policy
  • Disclosure of the Conflict of Interest
  • Record Preservation
  • Action after Disclosure
  • Response to Non-Compliance
  • Training
7. Anti-Fraud, Anti-Bribery & Anti-Corruption Policy

A workplace anti-fraud, anti-bribery & anti-corruption policy provides organizational guidance to the relevant entities (staff and volunteers) in identifying and fighting actual and potential conflicts of interest with a view to establishing good governance in the organization’s all operations and practices through accountability, transparency and integrity.

An anti-fraud, anti-bribery & anti-corruption policy may cover the following:

  • Definitions of Terms- ‘Fraud’, ‘Bribery’, and ‘Corruption’
  • Due Diligence and Risk
  • Compliance with Laws and Regulations
  • Scope of the Policy
  • The Organization’s Responsibility toward Compliance with the Policy
  • Awareness and Sensitization
  • Reporting
  • Responding
8. Data Protection Policy

A workplace data protection policy ensures an adequate level of data protection. This policy describes how this personal data must be collected, updated, handled and stored to meet the organization’s data protection standards

A data protection policy may cover the following:

  • Scope of Data Protection Policy
  • Data Protection Policy Principles
  • Data protection risks
  • General guidelines for data protection
  • Data storage guidelines
  • Data usage guidelines
  • Data updating guidelines
  • Disclosing data for other reasons
  • Responsibilities of concerned people
  • Violation of policy and administrative measures
9. Complaint and Response Mechanism (CRM) Guideline

A workplace complaint and response mechanism guideline sets out the procedure for receiving, recording, and responding to complaints or feedback from the communities and customers.

A complaint and response mechanism guideline may cover the following:

  • Scope to Complaining
  • Complaint Receiving, Recording and Responding Procedure
  • Receiving Verbal and Written Complaints
  • Acknowledging Complaints
  • Registering Complaints
  • Resolving Complaints
  • Responding to the Complainant
  • Appeals Process
  • Management of the CRM Guideline
  • Designing a Complaints Mechanism
  • Training for Staff
10. Gender Policy

A workplace gender policy works to strengthen the organization as a gender-sensitive organization and to contribute towards reducing gender inequality in the family, community, society, and the state. The Gender Policy aims at facilitating the narrowing the gender gap and strives for attaining equitable social and economic development by integrating gender perspectives in development programs.

A gender policy may cover the following:

  • Measures for Organization Governance Structure
  • Measures for Recruitment Leave, Promotion, Posting and Dismissal for female staff
  • Measures for Financial and other material benefits      
  • Measures for Infrastructure and other special benefits              
  • Solving Specific Problems of the Female Staff
  • Values and Code of Conduct
  • Workload Review (Menstruation Period, Pregnancy Period, breast feeding)
  • Program designing, planning and implementation
  • Advocacy & networking
  • Information, Education and Communication (IEC)
  • Training on Gender Promotion
  • Increased Engagement of Women in Governance of the Organization
  • Engagement of women participant in program cycle management
  • Observation of National and International Days
  • Campaign from Digital Platform
  • The Gender Promotion Committee (GPC)

The article was written by Md. Humayun Kabir, an Independent Consultant, and Director, Creative Services Limited. Email: humayun@cslbd71.com

Related Posts

Process for Fundraising Audit for an NGO
Process for Developing a Standard Operating Procedure (SOP) for an NGO
Process for Organization Capacity Assessment (OCA) of an NGO
Process for Strategic Plan Development for an NGO
Funding Trends for the Development of Bangladesh
Leveraging Technology for Enhancing Fundraising for NGOs
Leadership and Governance Development for Enhancing Fundraising for NGOs
Digital Transformation for Enhancing Fundraising Efforts for NGOs
Effective Methods for Fundraising from Individuals
Relationship Building for Enhancing Fundraising Efforts of NGO
Crowdfunding Prospects for Bangladeshi NGO
NGO Fundraising Prospects from Corporate Donors
Strategy to Enhance Your NGO Fundraising Capacity
Fundamentals for Fundraising from Institutional Donors
8 Essential Promotional Documents for NGO Fundraising
Process to Develop Policies and Procedures for an NGO

2Jul, 2023
ব্যক্তিগত ও পেশাগত সফলতার দ্বার উন্মোচনে যোগাযোগের ক্ষমতা

ব্যক্তিগত ও পেশাগত সফলতার দ্বার উন্মোচনে যোগাযোগের ক্ষমতা

মোঃ বরকত উল্লাহ

যোগাযোগ মানুষের পারস্পরিক মতবিনিময়ের একটি অপরিহার্য দিক। এটি এমন একটি প্রক্রিয়া যার মাধ্যমে একজন ব্যক্তি তার চিন্তা, ধারণা, তথ্য এবং আবেগ বিনিময় করে। কার্যকর যোগাযোগ দক্ষতা ব্যক্তিগত, পেশাগত, এবং সামাজিক ক্ষেত্রে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে, যা আমাদেরকে অর্থবহ সম্পর্ক স্থাপন করতে, বার্তাগুলিকে স্পষ্টভাবে উপস্থাপন করতে এবং কাংখিত লক্ষ্যগুলি অর্জন করতে সক্ষম করে তোলে। যোগাযোগ দক্ষতা আপনাকে সুন্দরভাবে কথা বলতে, শুনতে এবং বুঝতে সহায়তা করে। যোগাযোগের সাহায্যে আমরা অন্যের সাথে ভাল সম্পর্ক স্থাপন করতে পারি, পেশাগত ক্ষেত্রে প্রতিষ্ঠিত হতে পারি এবং দৈনন্দিন জীবনে সফলতা অর্জন করতে পারি।

 এই ব্লগে, আমরা যোগাযোগের তাৎপর্য এবং জীবনের বিভিন্ন দিকের উপর এর প্রভাব অন্বেষণ করব।

১। সম্পর্ক স্থাপন

যোগাযোগ হল সম্পর্ক গড়ে তোলা এবং লালন করার ভিত্তি। এটি পরিবার, বন্ধুবান্ধব, রোমান্টিক অংশীদার বা সহকর্মীদের সাথে হোক না কেন, কার্যকর যোগাযোগ একে অপরের দৃষ্টিভঙ্গি বুঝতে, আবেগ প্রকাশ করতে এবং দ্বন্দ্ব সমাধানে সহায়তা করে। এটি বিশ্বাস, সহানুভূতি এবং ঘনিষ্ঠতা বৃদ্ধির মাধ্যমে পারস্পরিক বন্ধন সুদৃঢ় করে।

২। জ্ঞান এবং ধারনা ভাগাভাগি করা

যোগাযোগ হল জ্ঞান, ধারনা (idea) এবং অভিজ্ঞতা ভাগাভাগি করার একটি মাধ্যম। এটি আমাদের তথ্য বিনিময় করতে এবং অন্যদের কাছ থেকে শেখার সুযোগ সৃষ্টি করে। কার্যকর যোগাযোগের মাধ্যমে, আমরা আমাদের চিন্তাভাবনা প্রকাশ করতে পারি, প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে পারি এবং আলোচনায় অংশগ্রহন করতে পারি যা আমাদের প্রত্যাশার দিগন্তকে প্রশস্ত করে এবং বুদ্ধিবৃত্তিক (intellectual) বৃদ্ধিকে উদ্দীপিত করে। এটি শেখার এবং সহযোগিতার একটি সংস্কৃতি প্রচার (promote) করে।

৩। দ্বন্দ্ব মিটানো

মানুষের পারস্পরিক মতবিনিময়ে দ্বন্দ্ব অনিবার্য, কিন্তু কার্যকর যোগাযোগ দ্বন্দ্ব সমাধানে সাহায্য করতে পারে। উদ্বেগ প্রকাশ করে, সক্রিয়ভাবে অন্যদের কথা শোনার মাধ্যমে এবং খোলামেলা কথোপকথনে জড়িত থাকার মাধ্যমে, দ্বন্দ্বগুলি গঠনমূলকভাবে সমাধান করা যেতে পারে। যোগাযোগ ব্যক্তিদের সাধারণ ভিত্তি খুঁজে পেতে, পার্থক্য আলোচনা করতে এবং পারস্পরিকভাবে গ্রহনযোগ্য অবস্থানে পৌঁছাতে সাহায্য করে। এটি ব্যক্তিগত এবং পেশাগত সম্পর্কের মধ্যে সম্প্রীতি এবং সহযোগিতার প্রসার ঘটায়।

৪। ব্যক্তিগত এবং পেশাগত মান বৃদ্ধি

ব্যক্তিগত এবং পেশাগত সাফল্যের জন্য যোগাযোগ দক্ষতা অত্যাবশ্যক। চিন্তাভাবনাকে স্পষ্টভাবে প্রকাশ করার ক্ষমতা, সক্রিয়ভাবে শোনার এবং অনুপ্রেরণামূলক ধারণা প্রকাশ করার ক্ষমতা বিভিন্ন কার্যক্ষেত্রে অত্যন্ত মূল্যবান। কার্যকর যোগাযোগ আত্মবিশ্বাসের সাথে নিজেকে উপস্থাপন করতে, দক্ষতা প্রকাশ করতে এবং অন্যদের প্রভাবিত করতে সহায়তা করে। এটি ক্যারিয়ারের অগ্রগতি, নেতৃত্বের বিকাশ এবং পেশাগত লক্ষ্য অর্জনে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।

৫। উপলব্ধি এবং সহমর্মিতা বিকশিত করা

পারস্পরিক বোঝাপড়া এবং সহমর্মিতা বিকশিত করার জন্য যোগাযোগ একটি শক্তিশালী হাতিয়ার। এটি ব্যক্তিদের দৃষ্টিভঙ্গি, অভিজ্ঞতা এবং আবেগ ভাগাভাগি করার সুযোগ সৃষ্টি এবং পারস্পরিক  সহানুভূতি বৃদ্ধি করে। সক্রিয়ভাবে শোনার মাধ্যমে এবং অন্যদের বুঝানোর চেষ্টা করার মাধ্যমে যোগাযোগ জ্ঞান, সংস্কৃতি এবং বিশ্বাসের ব্যবধান দূর করে। এটি বিভিন্ন দৃষ্টিভঙ্গির অন্তর্ভুক্তি, সহনশীলতা এবং সম্মানের প্রসার ঘটায়।

৬। সফল টিম তৈরি করা

পেশাগত প্ল্যাটফর্মে সফল টিম গঠনের জন্য কার্যকর যোগাযোগ অপরিহার্য। পরিষ্কার এবং স্বচ্ছ যোগাযোগ ব্যবস্থার মাধমে সংগঠনের লক্ষ্য, টিম সদস্যদের দায়িত্ব এবং প্রত্যাশার  সমন্বয় ঘটানো যায়। দৃঢ় যোগাযোগ দক্ষতা দক্ষ টিমওয়ার্ক এবং সম্মিলিত সাফল্য অর্জনে অপরিসীম অবদান রাখে।

৭। ব্যক্তিগত কল্যাণ বৃদ্ধি করা

যোগাযোগ ব্যক্তিগত কল্যাণ ও সাফল্য  অর্জনেও বিশেষ ভূমিকা রাখে। এটি ব্যক্তিদের সাহায্য চাইতে, সামাজিক নেটওয়ার্ক তৈরি করতে এবং অর্থপূর্ণ সংযোগ বিকাশ করতে দেয় যা সামগ্রিক সুখানুভব এবং সন্তুষ্টিতে অবদান রাখে।

যোগাযোগ মানব অস্তিত্বের একটি অঙ্গ। এর গুরুত্বকে উপেক্ষা করা সম্ভব নয় কারণ এটি আমাদের জীবনের প্রতিটি দিককে প্রভাবিত করে। কার্যকর যোগাযোগ সম্পর্ক গড়ে তোলে, দ্বন্দ্ব সমাধান করে, ব্যক্তিগত এবং পেশাগত দক্ষতা বৃদ্ধিতে উৎসাহিত করে। সেই সাথে পারস্পরিক বিচারবুদ্ধিকে শানিত করে। এটি একটি পরিপূর্ণ এবং সফল জীবনের অনুশীলন এবং বিকাশের জন্য অপরিহার্য দক্ষতা। সুতরাং, আসুন আমরা আরও ভাল যোগাযোগকারী হওয়ার চেষ্টা করি, সক্রিয়ভাবে শোনা, নিজেদেরকে স্পষ্টভাবে প্রকাশ করা এবং আমাদের জীবনকে সমৃদ্ধ করে এমন সংযোগ তৈরি করা।

লেখকঃ মোঃ বরকত উল্লাহ, কমিউনিকেশন কনসালট্যান্ট, সাবেক ফ্যাকাল্টি, বিজনেস কমিউনিকেশন, ইনস্টিটিউট অব পারসোনেল ম্যানেজমেন্ট, বাংলাদেশ

রিলেটেড পোস্ট

১.ব্যক্তিগত ও পেশাগত উন্নতির জন্য রপ্ত করুন যোগাযোগ দক্ষতা
২. জেনে নিন যোগাযোগের আটটি অপরিহার্য উপাদান

25Jun, 2023
Process to Develop Policies/Procedures for an NGO

Process to Develop Policies and Procedures for an NGO

Md. Humayun Kabir

Non-Governmental Organizations (NGOs) require clear and standardized policies and procedures to ensure effective governance, transparency, and accountability. Well-defined policies guide organizational behavior, reduce operational risks, and ensure compliance with legal and regulatory requirements. Moreover, documented procedures enhance donor confidence by demonstrating a commitment to institutional management and ethical standards.

Policies serve as a framework to manage human resources, financial systems, beneficiaries, and partnerships. They reduce misunderstandings, resolve conflicts, and provide staff with clarity regarding their responsibilities. To be effective, these policies must be systematically developed, inclusive of stakeholder input, and regularly reviewed to reflect evolving needs and external changes.

Below is a structured process for developing policies and procedures for an NGO:

1. Identify the Issue: The first step is to determine the specific operational or compliance-related issue the policy should address. These may involve internal matters such as staff management, procurement processes, financial control, or external regulatory compliance. Issues should be prioritized based on organizational risk and operational impact.

2. Form a Policy Development Team: A multidisciplinary team should be assembled, including department heads, staff representatives, and, if needed, external consultants. Involving legal advisors is essential to ensure alignment with national laws and international standards. The team will be responsible for gathering input, drafting content, and managing the policy development process.

3. Conduct Research and Gather Data: The team should review existing policies, relevant legal frameworks, and industry best practices. Internal surveys, staff interviews, and consultations with similar organizations can provide valuable insights. Benchmarking helps ensure the policy reflects sectoral norms and legal obligations.

4. Draft the Policy or Procedure: The draft should be written in clear, accessible language, avoiding technical jargon. It must include:

• Purpose and Scope: Why the policy exists and whom it applies to.
• Policy Statement: The organization’s position or rule.
• Procedures: Step-by-step guidance for implementation.
• Roles and Responsibilities: Who is accountable for what.
• Compliance and Enforcement: Monitoring mechanisms.
• Review and Update Process: When and how the policy will be revised.

5. Review and Revise: The draft should be circulated to relevant stakeholders for feedback. Suggestions and concerns should be evaluated, and the policy revised accordingly. Legal advisors must review the final version to ensure compliance and risk mitigation.

6. Approval and Endorsement: The finalized draft should be submitted to the governing authority—typically the Board of Directors or Executive Director—for formal approval. An official resolution or memo should be issued to document the endorsement.

7. Implementation and Communication: Once approved, the policy must be effectively communicated throughout the organization. Orientation sessions, training workshops, and accessible documentation are essential to ensure all staff understand and adhere to the policy.

8. Monitoring and Periodic Review: Policies should be reviewed every 2–3 years, or sooner if required. A review committee should assess the effectiveness of current policies, consider staff feedback, and propose amendments. Any revisions must be formally approved prior to implementation.

An NGO needs the following Policies/Procedures

An NGO should have enough rules, regulations, and procedures to demonstrate its compliance and organizational strength. There is a list of rules, regulations, and recommendations, including but not limited to the following list:

Anti-Fraud, Anti-Bribery, and Anti-Corruption Policy
Anti-Human Trafficking and Modern Slavery Policy
Anti-Terrorism and Extremism Policy
Asset Management Policy
Conflict of Interest Management Policy
Consultancy Assignment Management Policy
Data Security Policy
Due Diligence Policy
Duty of Care and Security Policy
Environmental Policy
Equality and Diversity Policy
Financial Management Policy
Gender Policy
Governance Policy
Grant Management Policy
Health and Safety Policy
HR Management and Development Policy
Information Disclosure Policy
IT and Cyber Security Policy
Partnership Development Policy
Procurement Policy
Quality Assurance Policy
Risk Management Policy
Safeguarding Policy
Sexual Harassment Elimination Policy
Staff Grievance Policy
Whistleblowing Policy
Workplace Bullying and Violence Prevention Policy

The article was written by Md. Humayun Kabir, an Independent Consultant, and Director, Creative Services Limited. Email: humayun@cslbd71.com