Creative Services Limited

Creative Services Limited
Consulting Agency
24Sep, 2024
Strategy to Enhance Your NGO Fundraising Capacity

Strategy to Enhance Your NGO Fundraising Capacity

Humayun Kabir

Development Professional

Enhancing fundraising capacity is essential for the long-term sustainability and impact of non-governmental organizations (NGOs). This requires a comprehensive approach that integrates diversified funding, donor relationship management, technological adoption, organizational development, and community engagement. The following strategies provide a roadmap for NGOs in Bangladesh and beyond to strengthen their fundraising capabilities and achieve greater mission-driven success.

1. Diversify Funding Sources: A robust and sustainable fundraising strategy begins with diversification. Relying heavily on a single funding source exposes an organization to financial risks. NGOs should actively pursue grants from governments, foundations, international agencies, and bilateral donors. Additionally, diversifying into individual giving, corporate sponsorships, social enterprises, membership fees, and fundraising events creates multiple income streams. Establishing endowment funds or investment mechanisms can also secure long-term financial stability. Diversification not only mitigates risk but also enhances the flexibility and resilience of the organization.

2. Strengthen Donor Relationships: Building and maintaining strong relationships with donors is vital. A thoughtful donor stewardship plan should include personalized communication, timely acknowledgments, and ongoing engagement. Segmenting donor groups allows for tailored messaging that aligns with their interests and giving patterns. Regular updates through newsletters, social media, and personalized thank-you notes help foster loyalty. Recognition events and exclusive updates on project outcomes can further deepen donor commitment and trust.

3. Leverage Technology: Technology plays a transformative role in modern fundraising. Tools such as Customer Relationship Management (CRM) systems help track donor interactions, automate communication, and manage data efficiently. Digital fundraising platforms, mobile giving apps, and social media campaigns expand reach and accessibility. Data analytics tools enable NGOs to measure campaign performance and adjust strategies accordingly. Furthermore, transparency tools can enhance accountability and build donor confidence.

4. Improve Organizational Performance: Internal capacity is a key determinant of fundraising success. Investing in staff training on donor communication, proposal writing, and digital fundraising can significantly enhance effectiveness. Developing and adhering to Standard Operating Procedures (SOPs), ensuring financial accountability, and demonstrating impact through monitoring and evaluation systems all contribute to a trustworthy organizational profile. A culture of learning, innovation, and accountability strengthens the organization’s ability to attract and retain donors.

5. Develop a Comprehensive Fundraising Plan: An actionable fundraising plan aligned with the organization’s mission and strategic goals is essential. This plan should begin with a thorough assessment of current fundraising efforts, including a SWOT analysis. Clear, measurable objectives must guide the use of diverse tactics—ranging from institutional fundraising and corporate partnerships to online campaigns. Incorporating timelines, performance indicators, and review mechanisms ensures accountability and continuous improvement.

6. Engage the Community: Community involvement enhances legitimacy and broadens support for fundraising efforts. Conducting needs assessments and engaging in participatory planning strengthens community ownership. Local partnerships with schools, businesses, and civic groups can create shared value. Volunteer opportunities, public events, and storytelling via social media foster emotional connections, while public recognition initiatives help build long-term grassroots support.

7. Foster Innovation in Fundraising: Innovation is key to staying relevant and competitive. NGOs should experiment with emerging tools such as crowdfunding, peer-to-peer fundraising, and gamified campaigns. Creative storytelling, impact videos, and interactive platforms can engage younger and tech-savvy donors. A willingness to test new approaches, assess results, and adapt accordingly will position NGOs to capitalize on evolving donor preferences and technologies.

8. Develop Strong Leadership and Governance: Effective leadership and governance are foundational to fundraising success. Strategic alignment, a well-functioning board, and transparent decision-making structures inspire donor confidence. Leadership should foster a performance-driven, values-based culture and ensure consistent communication of the organization’s vision and impact. Governance systems that emphasize financial integrity and stakeholder engagement further strengthen the organization’s credibility.

By implementing these integrated strategies, NGOs can significantly enhance their fundraising capacity, ensure long-term sustainability, and expand their social impact. In an increasingly competitive funding landscape, strategic planning, innovation, and relationship building are indispensable tools for success.

The article was written by Md. Humayun Kabir, an Independent Consultant, and Director, Creative Services Limited. Email: humayun@cslbd71.com

22Sep, 2024
Process for Fundraising Audit for an NGO

Process for Fundraising Audit for an NGO

Md. Humayun Kabir

A fundraising audit is a systematic evaluation of an NGO’s fundraising practices to assess their effectiveness, compliance, and efficiency. It aims to identify strengths, gaps, and opportunities to enhance resource mobilization efforts. Below is a step-by-step overview of the process:

1. Planning and Preparation: This phase involves defining the audit’s objectives—such as evaluating fundraising performance, ensuring regulatory compliance, and identifying strategic gaps. An audit team is assembled, comprising internal staff and, if necessary, external experts to ensure objectivity. The scope is determined, covering key areas like donor engagement, fundraising campaigns, financial performance, and governance. Methodologies, tools, timelines, and ethical standards are clearly outlined. Early engagement with key stakeholders—including board members and fundraising teams—ensures transparency and alignment with the NGO’s mission.

2. Pre-Audit Preparation: The audit team collects relevant background information, including fundraising policies, financial statements, campaign reports, and legal documents related to charitable donations and tax regulations. Major fundraising activities—such as events, appeals, and digital campaigns—are identified. Customized audit tools and checklists are prepared. This stage also ensures that technical systems are ready and that confidentiality and neutrality are maintained throughout the process.

3. Data Collection: Data is collected from internal records such as donor databases, campaign summaries, budgets, and expenditure reports. Interviews with staff, management, and donors provide qualitative insights into fundraising effectiveness and donor satisfaction. Surveys may also be deployed for broader stakeholder feedback. Data confidentiality and rigorous documentation are upheld throughout.

4. Data Analysis: Collected data is analyzed to assess cost-effectiveness, ROI, and donor retention. Metrics like cost-per-dollar-raised, average donation size, and donor attrition are evaluated. Digital campaign performance, such as email engagement and online giving trends, is also reviewed. Benchmarking against sector standards or peer organizations helps contextualize performance and highlights areas needing improvement.

5. Reporting: Findings are compiled into a detailed audit report. This includes an executive summary, analysis of fundraising practices, financial health, and stakeholder engagement. The report identifies key strengths and areas for improvement, with practical recommendations for enhancing efficiency, accountability, and strategic outcomes. Clear, actionable insights ensure that the findings are accessible to all stakeholders.

6. Feedback and Action Planning: Following the report, a feedback session is conducted with leadership, staff, and other stakeholders to review findings and agree on priorities. A realistic and time-bound action plan is developed, assigning responsibilities and identifying necessary resources. Stakeholder involvement ensures ownership of the outcomes and increases the likelihood of successful implementation.

7. Follow-Up and Monitoring: An effective audit concludes with mechanisms for monitoring progress. KPIs are established to track improvements in fundraising performance. Regular reviews help ensure that recommendations are being implemented effectively and allow for adjustments when needed. This phase reinforces accountability and drives continuous improvement.

8. Documentation and Sharing: Comprehensive documentation of the audit process, tools, findings, and outcomes supports institutional learning and future audits. Sharing results with donors, partners, and the public enhances transparency and builds credibility. Demonstrating a commitment to improving fundraising practices fosters trust and may lead to increased donor engagement and support.

Conclusion: A well-structured fundraising audit enables NGOs to critically assess and strengthen their fundraising systems. By following this process, organizations can enhance compliance, improve performance, and build a sustainable fundraising strategy that aligns with their mission and values.

The article was written by Md. Humayun Kabir, an Independent Consultant, and Director, Creative Services Limited. Email: humayun@cslbd71.com

22Sep, 2024
Process for Developing a Standard Operating Procedure (SOP) for an NGO

Process for Developing a Standard Operating Procedure (SOP) for an NGO

Md. Humayun Kabir

Developing a Standard Operating Procedure (SOP) is a critical process for NGOs aiming to streamline operations, ensure compliance, and deliver services consistently and effectively. The following outlines a structured approach to SOP development, particularly tailored to the context of NGOs in Bangladesh:

1. Planning and Preparation: The process begins with clearly defining the purpose and objectives of the SOP. A cross-functional team is formed to lead the development process, drawing on expertise from various departments. Existing policies, procedures, and documentation are reviewed to identify areas requiring standardization. A detailed work plan is prepared, including timelines, responsibilities, and communication strategies. Stakeholder engagement is prioritized from the outset to build ownership and ensure the SOP aligns with organizational goals. Risk mitigation strategies and a consistent documentation system are also established.

2. Process Mapping and Analysis: This stage involves mapping existing processes to understand current workflows and identify inefficiencies or gaps. Key processes are analyzed for effectiveness, and procedural improvements are explored. Process maps or flowcharts are created to visualize each step clearly. These maps serve as the foundation for the SOP, ensuring it reflects actual practices while incorporating opportunities for optimization. Feedback loops and mechanisms for continuous improvement are built into the process to support long-term relevance and adaptability.

3. Drafting the SOP: With a clear understanding of processes, the SOP is drafted using a standardized template. Key sections typically include:

• Title and version
• Purpose and scope
• Definitions and terminology
• Roles and responsibilities
• Step-by-step procedures
• References and appendices

The language used is clear, concise, and free of jargon. Visual aids such as diagrams or checklists may be included to enhance comprehension. Consistency with other organizational SOPs is ensured, and the draft is reviewed for clarity and accuracy before submission for approval.

4. Review and Validation: The draft SOP undergoes a thorough internal review. Feedback is solicited from relevant staff and stakeholders to validate the accuracy and practicality of the procedures. A designated review committee or senior management evaluates the document to ensure it aligns with legal, regulatory, and organizational standards. Revisions are made as necessary before final approval.

5. Approval and Implementation: Once validated, the SOP is formally approved by authorized personnel. An implementation plan is developed, including training for staff to ensure clear understanding and consistent application. Communication materials are shared, and the SOP is integrated into daily operations. Monitoring mechanisms are established to ensure adherence and to gather feedback on implementation challenges.

6. Monitoring and Review: To maintain effectiveness, the SOP is subject to continuous monitoring and scheduled reviews. Performance indicators and internal audits are used to track compliance and measure impact. Staff feedback is actively sought to identify practical challenges or areas for refinement. The SOP is revised as needed to reflect organizational or contextual changes.

7. Archiving and Accessibility: The approved SOP is archived in a centralized, secure system with proper version control to maintain document integrity. Easy access is provided to authorized users, and previous versions are retained for reference and compliance. Clear labeling and indexing support quick navigation, promoting daily use and organizational learning.

8. Continuous Improvement: The SOP is viewed as a living document, regularly updated based on feedback, audits, and operational assessments. A structured review process supports innovation and responsiveness to emerging needs. This commitment to continuous improvement ensures the SOP remains relevant, efficient, and aligned with the NGO’s evolving goals.

By following this structured process, NGOs can develop effective SOPs that enhance organizational performance, improve transparency, and ensure consistent service delivery.

The article was written by Md. Humayun Kabir, an Independent Consultant, and Director, Creative Services Limited. Email: humayun@cslbd71.com

24Aug, 2024
Process for Organization Capacity Assessment (OCA) of an NGO

Process for Organization Capacity Assessment (OCA) of an NGO in Bangladesh

Md. Humayun Kabir

The Organization Capacity Assessment (OCA) is a structured, participatory process designed to evaluate and enhance an NGO’s operational effectiveness, governance, and overall performance. The primary objective is to identify strengths, weaknesses, and capacity gaps to support long-term sustainability and impactful service delivery. The following outlines a step-by-step process for conducting an OCA:

1. Planning and Preparation: The assessment begins with setting clear objectives—such as evaluating organizational effectiveness, identifying improvement areas, and aligning with strategic goals. A cross-functional team is formed, including leadership and staff, to ensure diverse input. Key stakeholders are engaged early to build ownership and secure buy-in. A detailed work plan is developed, including assessment scope, timelines, roles, communication strategies, and resource requirements. A data management plan is also established to ensure secure and organized handling of all collected information.

2. Development of Assessment Tools: Effective tools are created to collect both qualitative and quantitative data. These typically include:

• Structured questionnaires
• Interview guides for key informants
• Focus group discussion (FGD) checklists
• Observation tools
• Document review templates

The tools are designed to assess core functional areas such as governance, leadership, strategic planning, financial management, human resources, and program implementation. Pilot testing is conducted to refine tools and ensure consistency, relevance, and reliability.

3. Data Collection: Data is gathered using a mixed-methods approach—surveys, interviews, FGDs, site observations, and review of organizational documents. This triangulated approach ensures a comprehensive understanding of the NGO’s capacity. Validation and quality assurance measures, including cross-checks and data consistency reviews, are used to ensure accuracy throughout the data collection process.

4. Data Analysis: Collected data is systematically analyzed. Quantitative data is processed using descriptive statistics, while qualitative data is analyzed thematically. The results are synthesized into a SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) analysis, providing a clear snapshot of the organization’s capacity landscape. This analysis forms the foundation for prioritizing capacity-building areas and developing actionable recommendations.

5. Reporting: Findings are compiled into a comprehensive OCA report. The report typically includes:

• Executive summary
• Overview of methodology
• Key findings by assessment area
• SWOT analysis
• Prioritized recommendations

Charts and visuals are incorporated to enhance understanding. The report is shared with internal leadership, staff, and external stakeholders such as donors and partners to ensure transparency and foster shared understanding of improvement needs.

6. Feedback and Action Planning: A debriefing session is conducted with stakeholders to review findings, validate conclusions, and jointly refine recommendations. An action plan is developed, outlining capacity-building priorities, responsible parties, timelines, and required resources. Monitoring and evaluation mechanisms are also integrated into the plan to track implementation progress and results. This collaborative planning approach ensures alignment and ownership across all levels of the organization.

7. Follow-Up and Support: Implementation of the action plan is closely monitored through periodic reviews and progress tracking. Ongoing technical assistance, coaching, and training are provided as needed to strengthen capacity in key areas. Feedback mechanisms help adjust strategies and ensure that efforts remain responsive and effective.

8. Documentation and Knowledge Sharing: The entire OCA process is documented to capture learning, promote institutional memory, and support accountability. Lessons learned are shared internally to inform future capacity-building efforts and externally with partners and donors to enhance collaboration and visibility. Proper documentation also lays the groundwork for future assessments and organizational benchmarking.

This structured OCA approach enables NGOs in Bangladesh to systematically assess their capabilities, make informed improvements, and build resilient, mission-driven organizations that deliver meaningful impact.

The article was written by Md. Humayun Kabir, an Independent Consultant, and Director, Creative Services Limited. Email: humayun@cslbd71.com

22Aug, 2024
Process for Strategic Plan Development for an NGO

Process for Strategic Plan Development for an NGO

Md. Humayun Kabir

Developing a strategic plan is essential for any NGO aiming to align its operations with its mission and adapt to the dynamic development landscape. A well-structured strategic planning process enables organizations to define priorities, allocate resources effectively, and ensure long-term impact and sustainability. Below is a step-by-step overview of the strategic planning process tailored to NGOs in Bangladesh:

1. Preparation and Planning: The process begins by forming a diverse strategic planning committee that includes board members, senior staff, and relevant stakeholders. Clear roles and responsibilities are defined, and potential conflicts of interest are addressed. SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) objectives are set to align with the organization’s mission. A planning roadmap is developed, including milestones, timelines, and resource requirements.

2. Stakeholder Engagement: Stakeholder input is critical to creating an inclusive and realistic strategic plan. Through stakeholder mapping and a communication strategy, key stakeholders such as staff, beneficiaries, partners, and donors are identified. Feedback is collected through surveys, interviews, and focus group discussions to inform priorities and ensure alignment with the needs of those served.

3. Situational Analysis: A comprehensive situational analysis is conducted to assess internal strengths and weaknesses, as well as external opportunities and threats (SWOT). Internal audits, past project reviews, capacity assessments, and an analysis of political, economic, and social trends help NGOs understand their current position and inform future decisions.

4. Review of Mission, Vision, and Values: The mission, vision, and core values are revisited to ensure continued relevance. Workshops and stakeholder consultations are used to refine these guiding principles so they accurately reflect the organization’s purpose and aspirations.

5. Identification of Strategic Priorities and Goals: Based on the situational analysis and stakeholder feedback, the organization identifies key strategic priorities. SMART goals are established for each priority area. These goals are then validated through internal reviews to ensure feasibility and alignment with the mission and vision.

6. Strategy Formulation: Specific strategies are designed to achieve the established goals. This includes identifying necessary resources, assessing risks, and developing mitigation measures. Strategies are crafted to remain adaptable in response to emerging challenges or opportunities.

7. Action Plan Development: Each strategy is broken down into actionable steps. Tasks are assigned to specific individuals or teams, and timelines are set for completion. The action plan ensures operational clarity and accountability across all departments.

8. Financial Planning: A detailed financial plan is developed to support the strategic objectives. This includes budgeting, cost projections, and identifying potential funding sources. Resource mobilization strategies are created to attract new funding and manage donor relationships effectively. Regular financial tracking ensures alignment with the strategic goals.

9. Monitoring and Evaluation (M&E): Clear Key Performance Indicators (KPIs) are defined to monitor progress. M&E tools and processes are established to measure outcomes, identify gaps, and facilitate evidence-based decision-making. Periodic evaluations help assess what’s working and where adjustments are needed.

10. Communication and Implementation: Effective communication is key to successful implementation. The strategic plan is disseminated across the organization and to external stakeholders through meetings, briefings, and written materials. Staff are oriented on their roles and responsibilities in implementing the plan.

11. Review and Adjust: To remain effective and relevant, the strategic plan must be regularly reviewed. A schedule for reviews is established, and adjustments are made based on performance data, stakeholder feedback, and changes in the operating environment. All revisions are documented and communicated to maintain transparency and organizational focus.

By following this structured process, NGOs in Bangladesh can create strategic plans that are not only practical and inclusive but also responsive to their evolving context. Such plans enhance organizational performance, build stakeholder trust, and maximize long-term impact.

The article was written by Md. Humayun Kabir, an Independent Consultant, and Director, Creative Services Limited. Email: humayun@cslbd71.com

12Jul, 2024
Leveraging Technology for Enhancing Fundraising for NGOs

Leveraging Technology for Enhancing Fundraising for NGOs

Md. Humayun Kabir

In today’s digital age, technology offers transformative potential for NGOs seeking to enhance fundraising outcomes. By embracing digital tools, NGOs can expand outreach, deepen donor engagement, and streamline operations. Below are key ways technology can elevate fundraising strategies for NGOs in Bangladesh:

1. Digital Marketing and Social Media: Digital marketing allows NGOs to amplify their mission and reach targeted audiences. Social media platforms such as Facebook, Instagram, and X (formerly Twitter) help promote campaigns, share impact stories, and deliver real-time updates. By using engaging content—videos, infographics, live streams—NGOs can foster emotional connections, boost visibility, and drive contributions.

2. Online Donation Platforms: User-friendly online donation platforms simplify the giving process, enabling donors to contribute anytime, anywhere. Secure and accessible platforms like PayPal, JustGiving, or local gateways allow NGOs to accept various payment methods. Features such as low transaction fees and integration with CRM systems further enhance donor trust and boost conversion rates.

3. Data Analytics: Analytics tools help NGOs understand donor behavior, preferences, and trends. By analyzing giving history and engagement patterns, NGOs can personalize communication, tailor campaigns, and forecast donations. Data-driven decisions improve targeting and retention, making campaigns more effective and measurable.

4. CRM Systems: Customer Relationship Management (CRM) systems centralize donor information, track interactions, and automate communications. Solutions like Salesforce for Nonprofits or Blackbaud facilitate segmentation, personalized outreach, and campaign management. A robust CRM enhances efficiency, improves donor engagement, and supports long-term relationship building.

5. Virtual Events and Webinars: Virtual events—webinars, online auctions, and digital galas—offer cost-effective alternatives to physical gatherings. Platforms like Zoom and Microsoft Teams enable NGOs to engage broader audiences and reduce logistical constraints. These formats promote inclusivity, expand geographic reach, and create new donor experiences.

6. Blockchain for Transparency: Blockchain technology enhances trust by providing transparent, immutable records of donations. Donors can track their contributions in real-time, ensuring funds are used responsibly. Platforms like BitGive and Alice offer blockchain-based solutions that strengthen accountability and appeal to transparency-focused supporters, including institutional donors.

7. Mobile Applications: A dedicated mobile app allows NGOs to maintain continuous donor engagement. Features such as real-time project updates, push notifications, and mobile donation options provide convenience and enhance user experience. Mobile apps support donor retention and offer a direct communication channel for campaigns and volunteer recruitment.

8. AI and Chatbots: Artificial intelligence (AI) and chatbots improve responsiveness by offering 24/7 assistance on websites and social media. These tools can answer FAQs, guide users through the donation process, and provide real-time updates. AI-driven platforms like Drift automate engagement, freeing up staff resources and enhancing donor satisfaction.

9. Partnerships with Technology Companies: Collaborating with tech firms can bring expertise, tools, and funding opportunities. Many companies offer pro bono services or support through CSR initiatives aligned with NGO missions. Strategic partnerships can help NGOs adopt innovative solutions and access corporate donor networks, expanding fundraising capacity.

10. Cybersecurity: Protecting donor data is essential for maintaining trust. NGOs must invest in cybersecurity measures such as data encryption, secure payment gateways, and regular security audits. Tools like Norton and McAfee provide necessary protection against cyber threats. Strong security practices reassure donors and safeguard organizational credibility.

Conclusion: By integrating technology into fundraising strategies, NGOs in Bangladesh can significantly increase their effectiveness and impact. Digital tools not only simplify donation processes but also offer new ways to connect with donors, enhance transparency, and strengthen organizational resilience. Embracing these innovations is no longer optional—it is essential for NGOs striving for sustainability and greater community impact.

The article was written by Md. Humayun Kabir, an Independent Consultant, and Director, Creative Services Limited. Email: humayun@cslbd71.com

11Jul, 2024
Leadership and Governance Development for Enhancing Fundraising for NGOs

Leadership and Governance Development for Enhancing Fundraising for NGOs

Md. Humayun Kabir

Effective leadership and governance are critical to strengthening fundraising capabilities in non-governmental organizations (NGOs). Strong governance frameworks and visionary leadership foster credibility, drive strategic direction, and build donor trust—essential elements for diversifying funding sources and ensuring sustainability. This article outlines key areas where leadership and governance can significantly enhance an NGO’s fundraising performance.

1. Define and Communicate a Clear Vision and Mission: A clear and compelling vision and mission provide the foundation for effective fundraising. They offer internal guidance and external inspiration, aligning organizational goals with donor values. Leadership must consistently articulate this vision through all communication channels, ensuring that fundraising efforts resonate with potential supporters and reflect the organization’s purpose. A shared sense of mission fosters alignment and motivates stakeholders to contribute meaningfully.

2. Strengthen Governance Structures: Robust governance ensures transparency, accountability, and long-term sustainability. Clear roles for board members, transparent decision-making, and adherence to ethical standards are essential for maintaining donor confidence. NGOs should invest in board development, including training in fundraising, financial oversight, and strategic planning. Succession planning and mentorship programs also help maintain leadership continuity and stability, both critical for building donor trust.

3. Develop Leadership Capacity: Strong leadership drives innovation and resilience in fundraising. NGOs must equip their leaders with skills in resource mobilization, donor stewardship, and financial management. Leadership development programs, coaching, and peer learning opportunities help cultivate a pipeline of future leaders. Empowered leadership fosters organizational agility and ensures that fundraising strategies are both creative and adaptive in a dynamic funding environment.

4. Implement Strategic Fundraising Plans: Leadership and governance bodies must collaborate to develop a comprehensive fundraising strategy that includes diverse revenue streams—such as grants, individual donations, corporate sponsorships, and digital campaigns. This strategy should have clear goals, timelines, and performance indicators. Donor cultivation and stewardship efforts, such as personalized outreach, recognition, and impact reporting, should be integrated into the plan to build long-term donor loyalty.

5. Leverage Technology for Efficiency: Adopting technology enhances both leadership decision-making and fundraising outcomes. Donor management systems, data analytics tools, and digital fundraising platforms allow NGOs to manage relationships, track performance, and reach wider audiences. Technology enables real-time data-driven insights, helping leadership refine strategies and improve engagement. Tech-savvy governance supports operational efficiency, transparency, and innovation.

6. Promote Transparency and Accountability: Donor confidence depends on visible integrity. NGOs must provide timely financial reports, demonstrate prudent use of resources, and communicate the impact of donor contributions. Leadership should foster a culture of accountability, reinforced by external audits, financial disclosures, and impact assessments. Transparent governance not only meets compliance requirements but also builds lasting donor relationships.

7. Build Strategic Partnerships: Strategic alliances with other NGOs, corporate entities, and government institutions can expand fundraising opportunities. Partnerships offer access to joint funding, shared resources, and broader networks. Leadership must identify and nurture these collaborations, aligning shared objectives to amplify impact. Inclusion of key stakeholders in advisory or governance roles can further strengthen legitimacy and attract institutional funding.

8. Strengthen Communication and Branding: Effective leadership uses storytelling and strategic communication to showcase the NGO’s impact. Marketing efforts should include success stories, beneficiary testimonials, and data-driven impact narratives. A consistent brand voice across websites, social media, and donor communications builds credibility and donor affinity. Leadership should prioritize digital marketing and invest in professional communication tools to engage supporters effectively.

By investing in leadership and governance development, NGOs can establish a solid foundation for sustainable fundraising. Strong leadership ensures strategic focus and innovation, while good governance builds the trust and accountability necessary for long-term donor support and organizational growth.

The article was written by Md. Humayun Kabir, an Independent Consultant, and Director, Creative Services Limited. Email: humayun@cslbd71.com

9Jul, 2023
আপনি যেভাবে একজন সফল উদ্যোক্তা হতে পারেন

আপনি যেভাবে একজন সফল উদ্যোক্তা হতে পারেন

মো: মাসুম বিল্লাহ খান

উদ্যোক্তা উন্নয়ন: একটি সংক্ষিপ্ত পরিচিতি

উদ্যোক্তা উন্নয়ন বলতে বোঝায় একজন ব্যক্তিকে তার উদ্যোগ গ্রহণের মানসিকতা গঠন, দক্ষতা উন্নয়ন এবং ব্যবসায়িক লক্ষ্য অর্জনে সক্ষম করে তোলার প্রক্রিয়া। এর মাধ্যমে একজন সম্ভাবনাময় উদ্যোক্তা কেবল ব্যবসা শুরু করতেই নয়, তা টিকিয়ে রাখতেও প্রয়োজনীয় জ্ঞান, দক্ষতা ও সংযোগ অর্জন করেন।

উদ্যোক্তা উন্নয়ন কর্মসূচির প্রধান বৈশিষ্ট্যসমূহ:

১. সম্ভাব্য উদ্যোক্তাদের সনাক্তকরণ ও নির্বাচন
২. প্রশিক্ষণার্থীদের উদ্যোক্তা সক্ষমতা বৃদ্ধির উদ্যোগ
৩. ব্যবস্থাপনাগত মৌলিক জ্ঞান ও দক্ষতা অর্জনের সুযোগ
৪. একটি কার্যকর ব্যবসায়িক প্রকল্প প্রণয়ন
৫. প্রয়োজনীয় আর্থিক, অবকাঠামোগত ও কারিগরি সহায়তা প্রদান

উদ্যোক্তা উন্নয়নের উদ্দেশ্য:

• ক্ষুদ্র ও কুটির শিল্পের কর্মক্ষমতা বৃদ্ধির মাধ্যমে শিল্পায়নে গতি আনা
• শিক্ষিত যুবকদের জন্য কর্মসংস্থানের সুযোগ সৃষ্টি
• গ্রামীণ ও পশ্চাদপদ অঞ্চলে শিল্প বিকাশে সহায়তা
• উদ্যোক্তাদের উৎসে বৈচিত্র্য সৃষ্টি
• আর্থ-সামাজিক উন্নয়নের মাধ্যমে জাতীয় প্রবৃদ্ধি ত্বরান্বিত করা

উদ্যোক্তা উন্নয়ন কর্মসূচির ধাপসমূহ:

১. প্রাক-প্রশিক্ষণ পর্যায়: উদ্যোক্তাদের চাহিদা ও সম্ভাব্যতা যাচাই, প্রশিক্ষণ পরিকল্পনা প্রণয়ন।
২. প্রশিক্ষণ পর্যায়: তাত্ত্বিক ও ব্যবহারিক প্রশিক্ষণের মাধ্যমে উদ্যোক্তার জ্ঞান ও সক্ষমতা বৃদ্ধি।
৩. ফলো-আপ পর্যায়: প্রশিক্ষণোত্তর পর্যায়ে উদ্যোক্তাদের পরামর্শ ও সহায়তা প্রদান করে কার্যকর ব্যবসা প্রতিষ্ঠা নিশ্চিত করা।

কেন উদ্যোক্তা উন্নয়ন কর্মসূচি গুরুত্বপূর্ণ?

• কর্মসংস্থানের সুযোগ বৃদ্ধি
• মূলধন গঠনের সহজতা
• আঞ্চলিক ভারসাম্যপূর্ণ উন্নয়ন
• স্থানীয় সম্পদের দক্ষ ব্যবহার
• মাথাপিছু আয় বৃদ্ধি
• জীবনযাত্রার মানোন্নয়ন
• অর্থনৈতিক স্বাধীনতা অর্জন
• সমাজিক স্থিতিশীলতা
• সার্বিক জাতীয় উন্নয়নে অবদান

উদ্যোগ (Enterprise) ও তার বৈশিষ্ট্য:

একটি উদ্যোগ হলো এমন একটি কার্যক্রম যেখানে কাঁচামাল, দক্ষতা ও প্রযুক্তির সংমিশ্রণে পণ্য বা সেবা তৈরি ও বিক্রয়ের মাধ্যমে আয় অর্জিত হয়।

উদ্যোগের বৈশিষ্ট্য:

• এটি একটি অর্থনৈতিক কার্যক্রম
• কিছু যন্ত্রপাতি, প্রযুক্তি ও জনবল ব্যবহৃত হয়
• কর্মসংস্থান সৃষ্টি হয়
• মান ও মূল্য সংযোজন হয়

উদ্যোক্তাদের সম্মুখীন সাধারণ প্রতিবন্ধকতা:

• দক্ষতা ও অভিজ্ঞতার ঘাটতি
• ব্যবস্থাপনায় দুর্বলতা
• সমস্যা মোকাবেলায় অনীহা
• তথ্য ও প্রযুক্তি ব্যবহারে অনাগ্রহ
• ব্যবসা সম্পর্কিত শিক্ষা ও প্রশিক্ষণের অভাব
• নেটওয়ার্কিং বা যোগাযোগের সীমাবদ্ধতা

প্রতিবন্ধকতা দূরীকরণের করণীয়:

• প্রশিক্ষণ গ্রহণ ও সক্ষমতা বৃদ্ধি
• আত্মবিশ্বাস তৈরি ও মনোভাবের ইতিবাচক পরিবর্তন
• তথ্যপ্রযুক্তি ব্যবহার শিখে তা কাজে লাগানো
• উদ্যোক্তা সংস্থার সঙ্গে সম্পৃক্ততা
• শিক্ষাগত উন্নয়ন ও আত্ম-উন্নয়নে মনোনিবেশ
• ব্যবসায়িক যোগাযোগ সম্প্রসারণ

একজন সফল উদ্যোক্তার বৈশিষ্ট্যসমূহ:

১. সুযোগ অন্বেষণ: সদা সচেষ্ট নতুন সম্ভাবনা খুঁজে পেতে
২. অধ্যবসায়: বাধা পেরিয়ে লক্ষ্য অর্জনে একাগ্রতা
৩. দায়িত্বশীলতা: প্রতিশ্রুতি রক্ষায় দৃঢ়তা
৪. মান ও দক্ষতার প্রতিশ্রুতি: উৎকর্ষের প্রতি নিষ্ঠা
৫. ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা: যৌক্তিক ঝুঁকি নেওয়ার সাহস
৬. লক্ষ্য নির্ধারণ: স্বল্প ও দীর্ঘমেয়াদি পরিকল্পনা
৭. পরিকল্পনা ও পরিবীক্ষণ: ধারাবাহিক পর্যবেক্ষণ ও সমন্বয়
৮. তথ্য অনুসন্ধান: প্রয়োজনীয় তথ্য ও বাজার বিশ্লেষণ
৯. নেটওয়ার্কিং ও প্রেরণা: যোগাযোগ দক্ষতা ও দল পরিচালনা
১০. আত্মবিশ্বাস: নিজের দক্ষতার ওপর অবিচল বিশ্বাস

একটি উদ্যোগ গ্রহণের আগে যেসব বিষয় বিবেচনায় রাখতে হবে:

• নিজস্ব দক্ষতা ও পূর্ব অভিজ্ঞতা
• বাজারে পণ্যের চাহিদা ও গ্রাহকের প্রোফাইল
• সম্ভাব্য লাভ ও খরচ বিশ্লেষণ
• প্রয়োজনীয় পুঁজি ও অর্থসংস্থানের ব্যবস্থা
• সম্ভাব্য ঝুঁকি ও তার মোকাবেলার প্রস্তুতি

ব্যবসায়ী ও উদ্যোক্তার মধ্যে পার্থক্য:

ব্যবসায়ী ও উদ্যোক্তার মধ্যে মূল পার্থক্যগুলি তাদের চিন্তাধারা, লক্ষ্য, ঝুঁকি গ্রহণের মানসিকতা ও মনোভাবের ভিত্তিতে স্পষ্টভাবে বোঝা যায়। একজন ব্যবসায়ী সাধারণত প্রচলিত ধারণা অনুসরণ করে লাভ ও জীবিকার উদ্দেশ্যে হিসেবি ঝুঁকি নিয়ে পরিচালনাভিত্তিকভাবে কাজ করেন, যেখানে একজন উদ্যোক্তা নতুন ধারণা ও উদ্ভাবনের প্রতি আগ্রহী, সমাজে পরিবর্তন ও প্রভাব আনাই যার মূল লক্ষ্য, এবং তিনি উচ্চ ঝুঁকি গ্রহণে স্বাচ্ছন্দ্যবোধ করেন ও উদ্ভাবন-নির্ভর মনোভাব পোষণ করেন।

একজন উদ্যোক্তা কেবল একজন ব্যবসায়ী নন, তিনি সমাজে নতুন দৃষ্টিভঙ্গি আনয়নকারী। সফল হতে হলে প্রয়োজন আত্মবিশ্বাস, দক্ষতা, সঠিক পরিকল্পনা, এবং পরিবর্তনের জন্য দৃঢ় মানসিকতা। বাংলাদেশে উদ্যোক্তা উন্নয়নের এই ধারা সমাজ ও অর্থনীতির কাঠামোয় ইতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে—যদি যথাযথ প্রশিক্ষণ, সহায়তা ও অনুপ্রেরণা দেওয়া হয়।

মো: মাসুম বিল্লাহ খান, কান্ট্রি রিপ্রেন্জেটিভ, ডাকভাঙ্গা বাংলাদেশ

5Jul, 2023
জেনে নিন যোগাযোগের আটটি অপরিহার্য উপাদান

জেনে নিন যোগাযোগের আটটি অপরিহার্য উপাদান

মোঃ বরকত উল্লাহ

যোগাযোগ প্রক্রিয়াটি আরও ভালভাবে বুঝার জন্য, আমরা এটিকে আটটি অপরিহার্য উপাদানের একটি সিরিজে বিভক্ত করতে পারি। এই আটটি উপাদানের প্রতিটি যোগাযোগের সামগ্রিক প্রক্রিয়ায় একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ হিসাবে কাজ করে। আসুন এক এক করে সেগুলি অন্বেষণ করি।

১। উৎস (Source)

উৎস কল্পনা করে, তৈরি করে এবং বার্তা পাঠায়। একটি জনসভায় উৎস হল বক্তৃতা প্রদানকারী ব্যক্তি। তিনি দর্শকদের সাথে নতুন তথ্য উপস্থাপনের মাধ্যমে বার্তাটি শেয়ার করেন। বক্তা তার কণ্ঠস্বর, শারীরিক ভাষা এমনকি পোশাকের মাধ্যমেও পছন্দের বার্তা শেয়ার করেন। বক্তা প্রথমে বার্তাটি নির্ধারণ করে শুরু করেন—কী বলতে হবে এবং কীভাবে বলতে হবে। দ্বিতীয় ধাপে শুধুমাত্র সঠিক ক্রম বা নিখুঁত শব্দগুলি বেছে নেওয়ার মাধ্যমে বার্তাটির অর্থ বুঝাতে এনকোড করা হয়। তৃতীয় ধাপ হল তথ্য প্রাপক বা দর্শকদের কাছে উপস্থাপন করা বা পাঠানো। অবশেষে, শ্রোতাদের প্রতিক্রিয়া দেখার মাধ্যমে, উৎসটি বুঝতে পারে যে তারা কতটা ভালভাবে বার্তা পেয়েছে। তারা স্পষ্টীকরণ বা সমর্থনকারী তথ্যের মাথ্যমে প্রতিক্রিয়া জানায়।

২। বার্তা (Message)

“বার্তা হল উদ্দীপক বা অর্থ যা উৎস দ্বারা উদ্ভূত হয় রিসিভার বা শ্রোতাদের জন্য।” (McLean, 2005) যখন আপনি একটি বক্তৃতা দিতে বা একটি প্রতিবেদন লেখার পরিকল্পনা করেন, তখন আপনার বার্তাটি শুধুমাত্র আপনার চয়ন করা শব্দ বলে মনে হতে পারে যা আপনার কাংখিত অর্থ প্রকাশ করবে। কিন্তু সেটা তো শুরু মাত্র। শব্দগুলি ব্যাকরণ এবং কাঠামোগতভাবে একত্রিত করা হয়। সবশেষে উপস্থাপনের জন্য আপনি আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট সংরক্ষণ করতে পারেন। একটি বক্তৃতায় বার্তাটি আপনি উপস্থাপন করেন আপনার কণ্ঠস্বর, আপনার দেহের ভাষা এবং আপনার চেহারার মাধ্যমে এবং একটি প্রতিবেদনে উপস্থাপন করেন আপনার লেখার শৈলী, বিরাম চিহ্ন, শিরোনাম, শব্দ চয়ন এবং শব্দ বিন্যাসের মাধ্যমে। উপরন্তু, বার্তাটি প্রভাবিত করতে পারে পারিপাশ্বিক পরিবেশ বা প্রেক্ষাপট যেখানে আপনি এটি উপস্থাপন করবেন। গোলমাল বা শব্দদূষনে আপনার বার্তা স্পষ্টভাবে শুনতে বা বুঝতে কঠিন হতে পারে।

উদাহরণস্বরূপ, কল্পনা করুন যে আপনি বিক্রয় প্রতিনিধিদের একটি বড় শ্রোতামন্ডলীকে সম্বোধন করছেন এবং আপনি জানেন যে আজ রাতে একটি ওয়ার্ল্ড সিরিজ গেম রয়েছে। আপনার শ্রোতাদের স্থির হতে খুব কষ্ট হতে পারে, কিন্তু আপনি “আমি বুঝতে পারছি আজ রাতে একটি গুরুত্বপূর্ণ খেলা আছে” বলে শুরু করতে পারেন৷ এইভাবে, আপনার বেশিরভাগ শ্রোতাদের মনোযোগ আকর্ষন করে কাংখিত বার্তা ফোকাস করতে পারেন।

৩। চ্যানেল (Channel)

“চ্যানেল হল সেই উপায় যেখানে একটি বার্তা বা বার্তাসমূহ উৎস এবং রিসিভারের মধ্যে ভ্রমণ করে।” (McLean, 2005) উদাহরণস্বরূপ, আপনার টেলিভিশনের কথা ভাবুন। আপনার টেলিভিশনে কয়টি চ্যানেল আছে? প্রতিটি চ্যানেল কিছু জায়গা নেয়, এমনকি একটি ডিজিটাল জগতে, তার বা সংকেতের মাধ্যমে প্রতিটি চ্যানেলের বার্তা আপনার বাড়িতে নিয়ে আসে। টেলিভিশন আপনার দেখা একটি ভিজ্যুয়াল সিগন্যালের সাথে আপনার শোনা একটি অডিও সংকেতকে একত্রিত করে। একসাথে তারা রিসিভার বা দর্শকদের কাছে বার্তা পৌঁছে দেয়। চ্যানেল চালু রেখে আপনার টেলিভিশনের ভলিউম বন্ধ করুন। আপনি কি এখনও বুঝতে পারেন কি ঘটছে? অনেক সময় আপনি পারেন, কারণ বডি ল্যাঙ্গুয়েজ শো-এর বার্তার অংশবিশেষ জানিয়ে দেয়। এখন ভলিউম বাড়ান এবং টেলিভিশনের পর্দা ঘুরিয়ে দিন যাতে আপনি দেখতে না পারেন। আপনি এখনও সংলাপ শুনতে পারবেন এবং গল্পের ধারা অনুসরণ করতে পারেন।

একইভাবে, আপনি যখন কথা বলেন বা লেখেন, আপনি আপনার বার্তা জানাতে একটি চ্যানেল ব্যবহার করছেন। কথ্য চ্যানেলগুলির মধ্যে রয়েছে মুখোমুখি কথোপকথন, বক্তৃতা, টেলিফোন কথোপকথন এবং ভয়েস মেল বার্তা, রেডিও, পাবলিক অ্যাড্রেস সিস্টেম এবং ভয়েস ওভার ইন্টারনেট প্রোটোকল (VoIP)। লিখিত চ্যানেলগুলির মধ্যে রয়েছে চিঠি, স্মারকলিপি, ক্রয় আদেশ, চালান, সংবাদপত্র এবং ম্যাগাজিনের নিবন্ধ, ব্লগ, ই-মেইল, পাঠ্য বার্তা, টুইট ইত্যাদি।

৪। রিসিভার (Receiver)

“প্রাপক উৎস থেকে বার্তাটি গ্রহণ করে, উৎসের ইচ্ছাকৃত এবং অনিচ্ছাকৃত উভয় উপায়ে বার্তাটিকে বিশ্লেষণ এবং ব্যাখ্যা করে।” (McLean, 2005) এই উপাদানটি আরও ভালভাবে বুঝার জন্য, একটি ফুটবল দলের একজন রিসিভারের কথা ভাবুন। কোয়ার্টারব্যাক একটি রিসিভারের কাছে ফুটবল (বার্তা) ছুড়ে দেয়, যাকে অবশ্যই বল কোথায় ধরতে হবে তা দেখতে হবে এবং ব্যাখ্যা করতে হবে। কোয়ার্টারব্যাক রিসিভারের জন্য তার বার্তা “ক্যাচ” করার জন্য একটি উপায় মনস্থ করতে পারে, কিন্তু রিসিভার জিনিসগুলি ভিন্নভাবে দেখতে পারে এবং ফুটবল (অভীষ্ট অর্থ) সম্পূর্ণভাবে মিস করতে পারে।

একজন রিসিভার হিসাবে আপনি একটি বার্তা শুনেন, দেখেন, স্পর্শ করেন, গন্ধ পান এবং/অথবা স্বাদ পান। আপনার শ্রোতারা আপনাকে সাবধানে পরীক্ষা করবে এবং আপনি এটি সম্পর্কে, তাকে বা তার সম্পর্কে কী ভাবছেন তা স্থির করবে। যেমন আপনি স্টেজে উঠার বা আপনার মুখ খোলার অনেক আগে সেগুলি পরীক্ষা করে দেখতে পারেন। আপনার শ্রোতাদের অমৌখিক প্রতিক্রিয়াগুলি কীভাবে শুরুতে সামঞ্জস্য করতে হয় তার ইঙ্গিত হিসাবে কাজ করতে পারে। তাদের জায়গায় নিজেকে কল্পনা করে, আপনি অনুমান করেন যে আপনি যদি তাদের জায়গায় থাকতেন তবে আপনি কী খুঁজতেন। ঠিক যেমন একটি কোয়ার্টারব্যাক পরিকল্পনা করে যে বলটি সঠিকভাবে রাখার জন্য রিসিভার কোথায় থাকবে, আপনিও ব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রসঙ্গে উৎস এবং রিসিভারের মধ্যে মিথস্ক্রিয়া (Interaction) প্রত্যক্ষ করতে পারেন। কেন এবং কীভাবে যোগাযোগ সর্বদা পরিবর্তিত হয় তা চিত্রিত করে এই সব একই সময়ে ঘটে।

৫। প্রতিক্রিয়া (Feedback)

আপনি যখন উৎসে সাড়া দেন, ইচ্ছাকৃতভাবে বা অনিচ্ছাকৃতভাবে, আপনি প্রতিক্রিয়া দিচ্ছেন। রিসিভার উৎসে ফেরত পাঠায় এমন বার্তা নিয়ে প্রতিক্রিয়া গঠিত। মৌখিক বা অমৌখিক, এই সমস্ত প্রতিক্রিয়া সংকেত উৎসকে দেখতে দেয় যে কতটা ভাল, কতটা সঠিকভাবে (বা কতটা খারাপ এবং ভুলভাবে) বার্তাটি গৃহীত হয়েছিল। প্রতিক্রিয়া প্রাপক বা শ্রোতাদের স্পষ্টীকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করার, সম্মত বা অসম্মতি জানাতে বা উৎসটি বার্তাটিকে আরও আকর্ষণীয় করে তুলতে পারে তা নির্দেশ করার একটি সুযোগও প্রদান করে। প্রতিক্রিয়ার পরিমাণ বাড়ার সাথে সাথে যোগাযোগের নির্ভুলতাও বৃদ্ধি পায় (Leavitt & Mueller, 1951)।

উদাহরণ স্বরূপ, ধরুন আপনি একজন বিক্রয় ব্যবস্থাপক যিনি চারজন বিক্রয় প্রতিনিধি সহ একটি কনফারেন্স কলে অংশগ্রহণ করছেন। উৎস হিসাবে, আপনি প্রতিনিধিদের বলতে চান যে বেসবল-সম্পর্কিত স্পোর্টস গিয়ারের বিক্রয় বন্ধ করার জন্য এটি বিশ্ব সিরিজের মওসুমের সুবিধা নিতে। আপনি আপনার বার্তায় জানান, কিন্তু আপনি আপনার শ্রোতাদের কাছ থেকে কোন উত্তর শুনতে পান না। আপনি অনুমান করতে পারেন যে এর অর্থ তারা আপনার সাথে বুঝতে পেরেছে এবং সম্মত হয়েছে, কিন্তু মাসের পরে আপনি খুব কম বিক্রি হয়েছে তা দেখে হতাশ হতে পারেন। আপনি যদি প্রতিক্রিয়ার অনুরোধের সাথে আপনার বার্তাটি অনুসরণ করেন (“এটি কি অর্থপূর্ণ? আপনার কারোর কি কোন প্রশ্ন আছে?”) আপনার কাছে আপনার বার্তাটি স্পষ্ট করার এবং বিক্রয় প্রতিনিধিদের কেউ আপনার বিশ্বাস করেছে কিনা তা খুঁজে বের করার সুযোগ থাকতে পারে।

৬। পরিবেশ (Environment)

“পরিবেশ হল পারিপার্শ্বিক, শারীরিক এবং মানসিক অবস্থা, যেখানে আপনি বার্তা পাঠান এবং গ্রহণ করেন।” (McLean, 2005) পরিবেশের মধ্যে টেবিল, চেয়ার, আলো এবং সাউন্ড ইকুইপমেন্ট অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে যা রুমে আছে। রুম নিজেই পরিবেশের একটি উদাহরণ। পরিবেশে আনুষ্ঠানিক পোশাকের মতো বিষয়গুলিও অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে, যা নির্দেশ করতে পারে যে আলোচনা খোলা এবং যত্নশীল বা আরও পেশাদার এবং আনুষ্ঠানিক কিনা। লোকেরা যখন শারীরিকভাবে একে অপরের কাছাকাছি থাকে তখন তাদের ঘনিষ্ঠ কথোপকথনের সম্ভাবনা বেশি হতে পারে এবং যখন তারা কেবল রুম থেকে একে অপরকে দেখতে পায় তখন কম সম্ভাবনা থাকে। সেই ক্ষেত্রে, তারা একে অপরকে টেক্সট করতে পারে, এটি নিজেই যোগাযোগের একটি অন্তরঙ্গ রূপ। পাঠ্যের পছন্দ পরিবেশ দ্বারা প্রভাবিত হয়। একজন বক্তা হিসেবে, আপনার পরিবেশ প্রভাবিত করবে এবং আপনার বক্তৃতায় ভূমিকা পালন করবে। প্রকৃত উপস্থাপনার দিনের আগে আপনি কোথায় কথা বলবেন তা পরীক্ষা করে দেখতে যাওয়া সর্বদা একটি ভাল ধারণা।

৭। প্রসঙ্গ (Context)

“যোগাযোগ ইন্টারঅ্যাকশনের প্রসঙ্গে জড়িত ব্যক্তিদের সেটিং, দৃশ্য এবং প্রত্যাশা জড়িত।” (McLean, 2005) একটি পেশাদার যোগাযোগের প্রেক্ষাপটে ব্যবসায়িক স্যুট (পরিবেশগত সংকেত) জড়িত থাকতে পারে যা অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে ভাষা এবং আচরণের প্রত্যাশাকে প্রত্যক্ষ বা পরোক্ষভাবে প্রভাবিত করে।

একটি উপস্থাপনা বা আলোচনা একটি বিচ্ছিন্ন ঘটনা হিসাবে সঞ্চালিত হয় না। ধরুন, আপনি ক্লাসে এসেছেন। আপনার পাশে বসা ব্যক্তিটিও তাই করেছিল, যেমনটি প্রশিক্ষক করেছিলেন। পরিবেশটি যে মাত্রায় আনুষ্ঠানিক বা অনানুষ্ঠানিক তা নির্ভর করে অংশগ্রহণকারীদের যোগাযোগের জন্য প্রাসঙ্গিক প্রত্যাশার উপর। আপনার পাশে বসা ব্যক্তিটির কাজটি প্রশিক্ষকের সাথে অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগের দৃষ্টান্ত হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে। আপনি প্রশিক্ষকের সাথে আনুষ্ঠানিক মিথস্ক্রিয়াতেও অভ্যস্ত হতে পারেন এবং আপনার সহপাঠীর প্রশ্নটি খুঁজে পেতে পারেন “স্যার, আমাদের কি আজকে হোমওয়ার্ক আছে?”। প্রশিক্ষকের কাছ থেকে অমৌখিক প্রতিক্রিয়া অবশ্যই আপনাকে একটি সংকেত দেবে যে তারা কীভাবে মিথস্ক্রিয়াটি উপলব্ধি করে, উভয় শব্দ চয়ন এবং কীভাবে বলা হয়েছিল।

প্রসঙ্গ হল মানুষ একে অপরের কাছ থেকে কী প্রত্যাশা করে এবং আমরা প্রায়শই পরিবেশগত সংকেত থেকে সেই প্রত্যাশাগুলি তৈরি করি। একটি ব্যবসায়িক সভায়, কে প্রথম কথা বলেন? এটি সম্ভবত সভার বাইরে প্রতিটি ব্যক্তির অবস্থান এবং ভূমিকার সাথে কিছু সম্পর্ক রয়েছে। প্রসঙ্গ যোগাযোগের ক্ষেত্রে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে, বিশেষ করে সংস্কৃতি জুড়ে।

৮। হস্তক্ষেপ (Interference)

হস্তক্ষেপ, যাকে বাধাও বলা যায়, যে কোনো উৎস থেকে আসতে পারে। “হস্তক্ষেপ হল এমন কিছু যা বার্তাটির উৎসের উদ্দেশ্যমূলক অর্থকে অবরুদ্ধ করে বা পরিবর্তন করে।”(McLean, 2005) উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি গাড়ি চালনা করে কর্মক্ষেত্রে বা স্কুলে যান, তাহলে সম্ভবত আপনি বাধা দ্বারা বেষ্টিত ছিলেন। গাড়ির হর্ন, বিলবোর্ড বা সম্ভবত আপনার গাড়ির রেডিও আপনার চিন্তাভাবনা, বা একজন যাত্রীর সাথে আপনার কথোপকথনে বাধা দিয়েছে।

হস্তক্ষেপ অন্যান্য উৎস থেকেও আসতে পারে। সম্ভবত আপনি ক্ষুধার্ত, এবং আপনার বর্তমান পরিস্থিতির প্রতি আপনার মনোযোগ আপনার শোনার ক্ষমতাতে হস্তক্ষেপ করে। হয়তো অফিসে গরম, আপনি একটি কার্যনির্বাহী বক্তৃতা শুনছেন, তাহলে এটি কীভাবে আপনার শোনার এবং অংশগ্রহণ করার ক্ষমতাকে প্রভাবিত করতে পারে?

সোর্স এবং রিসিভারের মধ্যে চ্যানেল দ্বারা বাহিত বার্তার স্বাভাবিক এনকোডিং এবং ডিকোডিংয়ে গোলমাল হস্তক্ষেপ করে। সমস্ত শব্দ খারাপ নয়, তবে শব্দ যোগাযোগ প্রক্রিয়াতে হস্তক্ষেপ করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার সেল ফোনের রিংটোন আপনার জন্য একটি স্বাগত আওয়াজ হতে পারে, তবে এটি ক্লাসে যোগাযোগ প্রক্রিয়াকে ব্যাহত করতে পারে এবং আপনার সহপাঠীদের বিরক্ত করতে পারে।

লেখকঃ মোঃ বরকত উল্লাহ, কমিউনিকেশন কনসালট্যান্ট,সাবেক ফ্যাকাল্টি, বিজনেস কমিউনিকেশন,ইনস্টিটিউট অব পারসোনেল ম্যানেজমেন্ট, বাংলাদেশ

5Jul, 2023
ব্যক্তিগত ও পেশাগত উন্নতির জন্য রপ্ত করুন যোগাযোগ দক্ষতা

ব্যক্তিগত ও পেশাগত উন্নতির জন্য রপ্ত করুন যোগাযোগ দক্ষতা

মোঃ বরকত উল্লাহ

যোগাযোগ হল ব্যক্তি বা গোষ্ঠীর মধ্যে তথ্য, ধারণা, চিন্তা বা বার্তা বিনিময়ের প্রক্রিয়া। এটি বিভিন্ন মাধ্যম বা চ্যানেলের মাধ্যমে তথ্যের আদান-প্রদান এবং গ্রহণের সাথে জড়িত, যা জ্ঞানের আদান-প্রদান এবং প্রেরক এবং প্রাপকের মধ্যে বোধগম্য করে তোলে। কার্যকর যোগাযোগ স্পষ্ট অভিব্যক্তি, সক্রিয় শ্রবণ এবং পারস্পরিক বুঝার উপর নির্ভর করে।

ল্যাটিন ভাষায় “যোগাযোগ” শব্দের মূল হল communicare, যার অর্থ ভাগ করা বা  সর্বজনীন করা (Weekley, 1967)। যোগাযোগ অর্থ বুঝার এবং ভাগ করে নেয়ার প্রক্রিয়া হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা হয় (পিয়ারসন এবং নেলসন, 2000)।

যোগাযোগ বিষয়ে আমাদের অধ্যয়নের কেন্দ্রে রয়েছে সেই সম্পর্ক যা অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে মতবিনিময়ের প্রক্রিয়া জড়িত। এই সংজ্ঞাটিতে প্রক্রিয়ার উপর জোর দেয়া হচ্ছে।  

এই সংজ্ঞার প্রথম মূল শব্দটি হল Process বা প্রক্রিয়া। প্রক্রিয়া এমন একটি গতিশীল কার্যকলাপ যা বর্ণনা করা কঠিন কারণ এটি পরিবর্তিত হয় (পিয়ারসন এবং নেলসন, 2000)।

প্রক্রিয়া

যোগাযোগ প্রক্রিয়াটি প্রেরক এবং প্রাপকের মধ্যে তথ্যের সফল হস্তান্তর বা স্থানান্তর (Transmission) এবং গ্রহণের সাথে জড়িত পদক্ষেপগুলিকে বুঝায়। এটির সাথে সাধারণতঃ এনকোডিং, মেসেজ ট্রান্সমিশন, ডিকোডিং এবং ফিডব্যাক সহ বিভিন্ন উপাদান জড়িত থাকে।

আসুন একটি উদাহরণ দিয়ে যোগাযোগ প্রক্রিয়াটি স্পষ্ট করা যাক-

প্রেরক

প্রেরক হল সেই ব্যক্তি বা সত্তা যা যোগাযোগ প্রক্রিয়া শুরু করে। তাদের কাছে একটি বার্তা বা তথ্য রয়েছে যা তারা জানাতে চায়। আমাদের উদাহরণে, রাসেল নামে একজন ছাত্রকে বিবেচনা করুন যিনি তাদের বন্ধুদের একটি পার্টিতে আমন্ত্রণ জানাতে চান।

এনকোডিং

এনকোডিং হল বার্তাটিকে একটি ফরম্যাটে রূপান্তর করার প্রক্রিয়া যা প্রেরণ করা যেতে পারে। রাসেল একটি পার্টির আমন্ত্রণ টেমপ্লেট ব্যবহার করে ডিজিটাল আমন্ত্রণগুলি তৈরি করার সিদ্ধান্ত নেয়, যেখানে তারা পার্টির তারিখ, সময়, অবস্থান এবং থিমের মতো বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করে। তারা তাদের নিজস্ব শব্দ এবং শৈলী যোগ করে বার্তা প্রস্তুত করলো।

বার্তা ট্রান্সমিশন

এনকোড করা বার্তাটি উদ্দিষ্ট প্রাপকদের কাছে প্রেরণ করা দরকার। রাসেল তাদের বন্ধুদের ইমেল বা মেসেজিং অ্যাপের মাধ্যমে ডিজিটাল আমন্ত্রণ পাঠায়। নির্বাচিত মাধ্যমটি প্রাপকদের পছন্দের যোগাযোগ চ্যানেলের উপর নির্ভর করে।

রিসিভার

রিসিভার হল সেই ব্যক্তি বা গোষ্ঠী যারা বার্তাটি গ্রহণ করতে এবং বুঝতে চায়। এই ক্ষেত্রে, রাসেলের বন্ধুরা পার্টির আমন্ত্রণ গ্রহণকারী।

ডিকোডিং

ডিকোডিং হল প্রেরকের প্রেরিত বার্তাকে ব্যাখ্যা করা এবং বুঝার প্রক্রিয়া। রাসেলের বন্ধুরা ডিজিটাল আমন্ত্রণগুলি গ্রহণ করে এবং সেগুলি খুলল। তারা বার্তাটি পড়ে, বিস্তারিত বুঝে এবং এর উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করে।

প্রতিক্রিয়া

প্রতিক্রিয়া বা Feedback কার্যকর যোগাযোগের একটি অপরিহার্য উপাদান। এটি প্রেরককে প্রাপকের বুঝার পরিমাপ করার অনুমতি দেয় এবং নিশ্চিত করে যে বার্তাটি সঠিকভাবে গ্রহণ করা হয়েছে এবং ব্যাখ্যা করা হয়েছে। আমন্ত্রণগুলির প্রতিক্রিয়া হিসাবে, রাসেলের বন্ধুরা প্রতিউত্তর করতে পারে, প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে পারে বা পার্টি সম্পর্কে মন্তব্য বা পরামর্শ দিতে পারে।

অতিরিক্ত যোগাযোগ

যোগাযোগের সাথে প্রায়ই বার্তা এবং প্রতিক্রিয়া বিনিময়ের একটি চলমান বা ধারাবাহিকতার বিষয় জড়িত। রাসেল তাদের বন্ধুদের জিজ্ঞাসার জবাব দিতে পারে, প্রয়োজনে আরও তথ্য প্রদান করতে পারে এবং পার্টির ব্যবস্থা চূড়ান্ত করতে আরও কথোপকথনে জড়িত হতে পারে।

দ্বিতীয় মূল শব্দটি হল Understanding বা বুঝা। ” ‍বুঝার অর্থ হল উপলব্ধি করা, ব্যাখ্যা করা এবং আমরা ইতোমধ্যে যা জানি তার সাথে আমাদের উপলব্ধি এবং ব্যাখ্যাটি সম্পৃক্ত করা।” (ম্যাকলিন, 2003) যদি একজন বন্ধু আপনাকে বাইক থেকে পড়ে যাওয়ার গল্প বলে, তাহলে কোন চিত্রটি মনে আসে? এখন আপনার বন্ধু জানালা দিয়ে দেখিয়ে দেয় এবং আপনি একটি মোটরসাইকেল মাটিতে পড়ে থাকতে দেখেন। শব্দ এবং ধারণা বা তার উল্লেখ করা বস্তুকে বুঝা যোগাযোগ প্রক্রিয়ার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ।

এরপরে আসে শেয়ারিং শব্দটি। Sharing বা ভাগাভাগি করা মানে এক বা একাধিক ব্যক্তির সাথে একসংগে কিছু করা। আপনি একটি যৌথ কাজ Share করতে পারেন, যেমন আপনি একটি রিপোর্ট তৈরি  করার পর তা শেয়ার করেন; অথবা আপনি একটি রিসোর্স থেকে যৌথভাবে উপকৃত হতে পারেন, যেমন আপনি এবং বেশ কয়েকজন সহকর্মী একটি কেক শেয়ার করেন। যোগাযোগে, শেয়ার করা হয় যখন আপনি অন্যদের কাছে আপনার চিন্তা, অনুভূতি, ধারণা বা অন্তর্দৃষ্টি (Insights) প্রকাশ করেন। আপনি নিজের সাথেও শেয়ার করতে পারেন (এটি একটি প্রক্রিয়া যাকে বলা হয় ইন্ট্রাপার্সোনাল কমিউনিকেশন বা আন্তঃব্যক্তিক যোগাযোগ)। যখন আপনি আপনার ধারণাগুলিকে চেতনায় নিয়ে আসেন, আপনি কোন কিছু সম্পর্কে কেমন অনুভব করেন তা চিন্তা করেন বা একটি সমস্যার সমাধান বের করেন এবং যখন অপনার নিকট সবকিছু পরিষ্কার হয়ে যায় তখন হয়তো তৃপ্তিবোধ করে বলে উঠেন ‘আহ্’।

সবশেষে, বার্তাটির অর্থ বা Meaning যা আমরা যোগাযোগের মাধ্যমে শেয়ার করি। “বাইক” শব্দটি একটি সাইকেল এবং মোটরসাইকেলের একটি সংক্ষিপ্ত নাম যা উভয়কেই উপস্থাপন করে। শব্দটি যে প্রেক্ষাপটে ব্যবহৃত হয়েছে তা দেখে এবং জিজ্ঞাসা করে, আমরা শব্দটির শেয়ার করা অর্থ আবিষ্কার করতে পারি এবং বার্তাটি বুঝতে পারি।

লেখকঃ মোঃ বরকত উল্লাহ, কমিউনিকেশন কনসালট্যান্ট,সাবেক ফ্যাকাল্টি, বিজনেস কমিউনিকেশন,ইনস্টিটিউট অব পারসোনেল ম্যানেজমেন্ট, বাংলাদেশ